Migracja z Bitrix24 do HubSpot
Decyzja o przejściu na HubSpot zapadła, ale w Bitrix24 zostaje kilka lat pracy handlowców. Eksport do arkusza gubi historię, pliki i powiązania, a ręczny import kończy się zdublowanymi kontaktami i dealami w złych etapach. Dane przechodzą tak, żeby zespół w poniedziałek pracował dalej, tylko w HubSpot.
Co będzie działać samo
- leady i kontakty
- firmy
- deale i lejki
- historia i pliki
- łączy duplikaty
- odtwarza lejki i etapy
- przypisuje handlowców
- sprawdza, czy nic nie zginęło
- kontakty i firmy
- deale w lejkach
- historia na osi czasu
- raport z migracji
Kontakty i firmy
Kontakty, firmy i leady trafiają do HubSpot razem z powiązaniami, kto pracuje w jakiej firmie. Ten sam klient zapisany w Bitrix24 dwa razy trafia do HubSpot jako jeden rekord, a każdy dostaje swojego opiekuna.
Deale w lejkach
Każdy lejek z Bitrix24 dostaje odpowiednik w HubSpot, z tymi samymi etapami albo z uporządkowanymi, jeśli przy okazji chcesz je uprościć. Wygrane i przegrane zostają wygranymi i przegranymi, z datami i kwotami.
Historia i pliki
Notatki, rozmowy, e-maile, spotkania i zadania pojawiają się na osi czasu kontaktu, firmy lub deala z oryginalnymi datami. Załączniki z kart CRM przechodzą razem z nimi.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Ile masz rekordów, jakich lejków i własnych pól używasz, który plan HubSpot kupujesz i co z historii jest naprawdę potrzebne.
- 2Mapa danych. Razem ustalamy, które pole z Bitrix24 trafia do którego pola w HubSpot, co łączymy, co pomijamy i kto przejmuje klientów osób, które już nie pracują.
- 3Próbna migracja. Próbka Twoich danych trafia na testowe konto HubSpot. Handlowcy przeglądają swoich klientów i deale, zanim ruszy cała baza.
- 4Migracja właściwa i opieka. Przeniesienie całości, a tuż przed przełączeniem dogrywka tego, co zmieniło się w Bitrix24 w międzyczasie. Raport z liczbami rekordów i poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
HubSpot ma darmową aplikację Bitrix24, która synchronizuje kontakty i firmy, a leady przenosi jako kontakty. Deali, historii i plików nie przenosi, a własne mapowanie pól wymaga wyższego planu HubSpot. Są też usługi migracyjne z kreatorem do samodzielnego przeniesienia danych. Przy małej bazie i prostym lejku warto zacząć od nich. Migracja szyta na miarę ma sens, gdy
- potrzebujesz deali z lejkami, etapami i pełną historią kontaktu z klientem
- w Bitrix24 masz własne pola, listy wyboru lub procesy smart, które trzeba sensownie ułożyć w HubSpot
- baza ma duplikaty i chcesz ją uporządkować przy przenosinach, a nie po nich
- HubSpot ma od pierwszego dnia działać z Twoim programem do faktur, sklepem lub ERP
- dane klientów nie mogą przechodzić przez zewnętrzną usługę migracyjną
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
Czy stracę historię rozmów i maili z klientami?
Nie. Notatki, rozmowy, spotkania, zadania i e-maile zapisane w Bitrix24 trafiają na oś czasu w HubSpot z oryginalnymi datami i autorem. E-maile przechodzą jako wpisy w historii, więc widać, co i kiedy klient dostał, ale na stare wiadomości odpowiada się już z nowej skrzynki.
Co z leadami z Bitrix24?
Zależy od planu HubSpot. Osobny obiekt leadów jest dostępny w Sales Hub Professional i Enterprise. W niższych planach lead staje się kontaktem z etapem cyklu życia „lead” i statusem, więc handlowcy nadal widzą, kogo trzeba zakwalifikować.
Czy zespół musi przestać pracować w Bitrix24 na czas migracji?
Nie. Pracujecie normalnie do dnia przełączenia. Wtedy dogrywam wszystko, co zmieniło się od migracji właściwej, i od tego momentu nowe rzeczy wpisujecie już tylko w HubSpot.
Mam kilka lejków w Bitrix24. Czy zmieszczą się w HubSpot?
Liczba lejków zależy od planu. W darmowym HubSpot jest tylko jeden domyślny lejek, w Starter i wyższych planach można dodać kolejne. Jeśli plan nie pomieści wszystkich, łączymy podobne lejki albo rozróżniamy je polem, zanim cokolwiek przeniesiemy.
Co z klientami handlowców, którzy już u nas nie pracują?
Opiekunów łączę po adresie e-mail, więc każdy handlowiec musi mieć konto w HubSpot. Klientów osób, które odeszły, przypisujemy do wskazanej osoby, a oryginalny opiekun zostaje zapisany w osobnym polu.
Czy automatyzacje z Bitrix24 też się przeniosą?
Nie same. Roboty, wyzwalacze i procesy biznesowe z Bitrix24 działają inaczej niż automatyzacje w HubSpot, więc trzeba je zbudować od nowa. Możemy to zrobić w osobnym zakresie, po migracji danych.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Co wyciągamy z Bitrix24
Dane są pobierane przez REST API Bitrix24 (webhook przychodzący albo aplikacja lokalna z uprawnieniem crm, user i disk). Leady, kontakty, firmy i deale idą przez crm.lead.list, crm.contact.list, crm.company.list i crm.deal.list, a procesy smart przez uniwersalne crm.item.list z odpowiednim entityTypeId. Lejki i etapy są odczytywane z crm.category.list i crm.status.list, razem z semantyką etapu (w toku, sukces, porażka). Opis własnych pól (UF_CRM_*, typy, wartości list) daje crm.*.userfield.list, a użytkowników i ich e-maile user.get.
Metody list zwracają po 50 rekordów. Przy dużych bazach stronicuję po ID (sortowanie rosnące i filtr >ID z start=-1), a wywołania pakuję w batch po 50 metod w jednym żądaniu. Bitrix24 ogranicza tempo zapytań algorytmem leaky bucket: w standardowych planach około 2 żądania na sekundę z buforem 50, w Enterprise 5 na sekundę z buforem 250, a do tego limit czasu wykonania metody (480 sekund w oknie 10 minut). Przekroczenie kończy się błędem QUERY_LIMIT_EXCEEDED lub OPERATION_TIME_LIMIT, dlatego eksport idzie przez kolejkę z ponowieniami i jest wznawialny od ostatniego ID.
Mapowanie na HubSpot
Kontakty, firmy i deale trafiają do HubSpot przez CRM API (operacje wsadowe po 100 rekordów), a powiązania kontakt-firma, deal-kontakt i deal-firma przez Associations API v4. Każdy rekord dostaje właściwość z ID z Bitrix24, co pozwala bezpiecznie powtarzać przebiegi i robić dogrywkę bez dubli.
Bitrix24 trzyma e-maile i telefony jako pola wielowartościowe (EMAIL, PHONE z typem: służbowy, prywatny, komórkowy). HubSpot deduplikuje kontakty po e-mailu, więc wybieramy główny adres, a pozostałe zapisujemy jako dodatkowe. Firmy łączę po NIP-ie, jeśli jest w danych, a dopiero potem po domenie, bo przy polskich firmach domena bywa pusta lub wspólna. Leady już skonwertowane w Bitrix24 nie tworzą drugiego kontaktu, tylko dokładają historię do istniejącego.
Lejki i etapy powstają przez Pipelines API, zanim poleci pierwszy deal. Etapy z semantyką sukcesu i porażki dostają w HubSpot prawdopodobieństwo 100% i 0%, więc raporty wygranych działają od razu. Opiekun (ASSIGNED_BY_ID) jest łączony z właścicielem w HubSpot po e-mailu użytkownika. Własne pola powstają jako właściwości z tym samym typem i listą wartości.
Historia i pliki
Aktywności z crm.activity.list (rozmowy, e-maile, spotkania, zadania) i komentarze z osi czasu (crm.timeline.comment.list) zamieniają się w obiekty aktywności HubSpot: calls, emails, meetings, tasks i notes, z oryginalną datą w hs_timestamp i powiązaniem z właściwymi rekordami. Pliki z pól typu plik i z aktywności są pobierane przez API Bitrix24, wgrywane do HubSpot Files API i dołączane do notatki na osi czasu. Dokumenty z firmowego Dysku, niepowiązane z CRM, nie wchodzą w zakres, chyba że tak ustalimy.
Przebieg i kontrola
Próbna migracja idzie na konto testowe HubSpot, a właściwa na produkcyjne. Każdy rekord ma w logu status: przeniesiony, połączony z istniejącym, pominięty z powodem. Raport końcowy porównuje liczby rekordów po obu stronach dla każdego obiektu i lejka. Dogrywka przed przełączeniem bierze z Bitrix24 rekordy zmienione od ostatniego przebiegu (filtr po DATE_MODIFY). Automatyzacje (roboty, wyzwalacze, procesy biznesowe), szablony dokumentów i telefonia nie migrują się automatycznie, bo nie mają odpowiednika jeden do jednego w HubSpot.