Integracja HubSpot z Comarch ERP Optima
Handlowiec zamyka deal w HubSpot, potem pisze do księgowej, żeby wystawiła fakturę, a o zapłacie dowiaduje się z maila albo wcale. Po integracji dokument w Optimie powstaje z danych deala, a status płatności widać przy firmie w CRM.
Co będzie działać samo
- deal wygrany
- firma i NIP
- produkty w dealu
- rozpoznaje klienta po NIP
- dopasowuje produkty do towarów
- pilnuje, żeby nic nie zginęło
- kontrahent
- faktura lub zamówienie
- status płatności
Deal przechodzi na wygrany
W Optimie powstaje lub aktualizuje się kontrahent, a z pozycji deala faktura pro forma, zamówienie albo faktura sprzedaży. Numer dokumentu wraca do deala.
Faktura zapłacona
Gdy płatność zostanie rozliczona w Optimie, deal i firma w HubSpot dostają status zapłacono. Handlowiec widzi zaległości bez pytania księgowości.
Brak NIP-u lub produktu
Deal bez NIP-u albo z produktem, którego nie ma w Optimie, nie tworzy dokumentu po cichu. Właściciel deala dostaje zadanie w HubSpot z opisem, czego brakuje.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Jak dziś przekazujesz sprzedaż do księgowości, jakie dokumenty powstają i kto ma widzieć płatności.
- 2Kopia bazy i konto testowe. Pierwsze dealy idą z konta testowego HubSpot do kopii bazy Optimy. Sprawdzasz dokumenty na spokojnie.
- 3Odbiór z księgową i sprzedażą. Razem sprawdzamy, jak produkty z HubSpota łączą się z towarami w Optimie, a do tego stawki VAT, terminy płatności, waluty i rabaty.
- 4Produkcja i opieka. Przełączenie na produkcję, alert e-mail, gdy deal utknie, poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
Na rynku są gotowe konektory HubSpot i Optimy (np. ELTE-S HubSpot Sync, rozwiązania BusinessWeb i platformy integracyjne jak Alumio). Integracja szyta na miarę ma sens, gdy
- Twój proces sprzedaży ma własne etapy, pola i zatwierdzenia
- chcesz tylko kilku przepływów, bez abonamentu za całą platformę
- dokument musi zależeć od typu klienta, np. pro forma dla nowych
- dane z Optimy mają zasilać raporty i automatyzacje w HubSpot
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
Jakie dane przechodzą z HubSpota do Optimy?
Firma z NIP-em i adresem jako kontrahent oraz pozycje deala jako dokument. Zakres ustalamy na rozmowie, najczęściej to kontrahenci, faktury lub zamówienia, a w drugą stronę numer dokumentu i status płatności.
Czy potrzebuję płatnej wersji HubSpota?
Firmy, dealy, ich pola, biblioteka produktów i pozycje deala są dostępne także w darmowym CRM. Od planu HubSpot zależą automatyzacje (workflow), więc sprawdzam to na Twoim koncie przed wyceną.
Czy potrzebuję komputera, który jest cały czas włączony?
Przy Optimie stacjonarnej tak, bo po stronie Optimy działa mały program na komputerze z Windows, który ma dostęp do bazy. Przy Optimie w chmurze Comarch wariant Standard nie pozwala na dostęp programistyczny ani instalację dodatków. Potrzebne jest wydzielone środowisko (Chmura Enterprise), które ustalasz z partnerem Comarch.
Skąd integracja wie, że faktura jest zapłacona?
Z rozrachunków w Optimie. Jeśli księgowa rozlicza wyciągi bankowe w Optimie, status zmienia się po rozliczeniu, a integracja przenosi go do HubSpota przy najbliższej synchronizacji.
Czy mogę uzupełniać dane firm z GUS?
Tak, to dobre uzupełnienie. Gdy NIP jest poprawny już w HubSpot, kontrahent w Optimie zakłada się bez literówek. Opisuję to na stronie o integracji HubSpota z GUS i KRS.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Jak deal z HubSpota zamienia się w dokument w Optimie
HubSpot powiadamia integrację o zmianie etapu deala przez webhook aplikacji albo przez workflow. Gdy deal przechodzi na wygrany, integracja pobiera przez CRM API powiązaną firmę, kontakt i pozycje deala, a potem odkłada zadanie do kolejki. Firmy, dealy, produkty i pozycje deala (line items) są dostępne przez CRM API także w darmowym planie, a od planu HubSpot zależą automatyzacje (workflow). Agent po stronie Optimy zakłada lub aktualizuje kontrahenta i tworzy dokument w module Handel: fakturę pro forma, zamówienie albo fakturę sprzedaży.
Kontrahenta dopasowujemy po NIP-ie, a jeśli go nie ma, po identyfikatorze zapisanym przy firmie w HubSpot po pierwszej synchronizacji. Produkty łączymy po kodzie towaru, więc cena i stawka VAT pochodzą z Optimy albo z deala, zależnie od ustaleń.
Dlaczego po stronie Optimy działa agent
Comarch ERP Optima nie udostępnia publicznego REST API. W wersji stacjonarnej integracja korzysta z mechanizmów COM, które działają tylko na Windows z zainstalowaną Optimą, albo z płatnego Web API (SOAP), jeśli masz je wykupione. Agent stoi na Twoim serwerze i sam łączy się na zewnątrz, bez otwierania portów w sieci firmowej. Optima w Chmurze Comarch w wariancie Standard nie daje dostępu programistycznego ani możliwości instalowania dodatków. Dostęp do API Optimy i instalację agenta daje wydzielone środowisko (Chmura Enterprise), więc wariant sprawdzamy przed wyceną.
Co wraca do HubSpota
Numer dokumentu, kwota, termin płatności i status zapisują się we właściwościach deala i firmy. Z tych pól można budować listy, raporty i workflowy, np. zadanie dla handlowca, gdy faktura jest przeterminowana o 14 dni. Status płatności pochodzi z rozrachunków w Optimie, więc zgadza się z tym, co widzi księgowa.
Przypadki brzegowe
Osobno ustawiamy dealy w walucie obcej, rabaty na poziomie deala, zmiany po wystawieniu dokumentu (korekta w Optimie zamiast nowego dokumentu) i firmy bez NIP-u, np. zagraniczne. Każda operacja jest zapisana w logu, a ponowienie nigdy nie tworzy drugiej faktury do tego samego deala.