Integracja HubSpot z Fakturownią
Handlowiec zamyka deal, a faktura sama powstaje w Fakturowni, idzie do KSeF i do klienta. Gdy klient zapłaci, HubSpot o tym wie, więc nikt nie pyta księgowości, czy przelew już wpłynął.
Co będzie działać samo
- deal wygrany
- firma z NIP
- pozycje deala
- przenosi pozycje i stawki VAT
- nie wystawia faktury dwa razy
- pilnuje, żeby nic nie zginęło
- faktura lub proforma
- wysyłka do KSeF
- e-mail do klienta
- status płatności
Deal wygrany
Faktura powstaje w Fakturowni z danych firmy i pozycji deala. Numer faktury, link do PDF i numer KSeF zapisują się w dealu, handlowiec widzi je bez logowania do Fakturowni.
Klient zapłacił
Gdy faktura w Fakturowni zmieni status na opłaconą lub częściowo opłaconą, deal w HubSpot dostaje ten sam status. Można na tym oprzeć przypomnienia o płatności albo start wdrożenia.
Coś poszło nie tak
Brak NIP-u, pusta pozycja albo odrzucenie przez KSeF zatrzymuje fakturę, a właściciel deala dostaje zadanie w HubSpot z opisem błędu. Nic nie ginie i nic nie wystawia się dwa razy.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Jak dziś wystawiasz faktury po wygranym dealu, kto jest nabywcą, czy potrzebne są proformy, zaliczki lub faktury cykliczne.
- 2Ustalenia i konto testowe. Ustalamy, które dane z deala, firmy i produktów trafiają na fakturę. Pierwsze faktury powstają na testowym koncie Fakturowni, z testowym KSeF (tryb DEMO).
- 3Odbiór z księgową. Razem przechodzimy stawki VAT, rabaty, waluty, terminy płatności i przypadki brzegowe z Twoich dealów.
- 4Produkcja i opieka. Przełączenie na produkcyjne konto i KSeF, alert e-mail, gdy faktura utknie, poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
W HubSpot Marketplace nie znalazłem gotowej aplikacji dla Fakturowni. Polscy partnerzy HubSpot oferują rozwiązanie, najczęściej działające w automatyzacjach HubSpota, co wymaga planu Data Hub (dawniej Operations Hub) Professional. Fakturownia nie ma oficjalnej integracji z Zapier ani Make. Przy kilku fakturach w miesiącu prościej wystawiać je ręcznie. Integracja szyta na miarę ma sens, gdy
- wystawiasz faktury regularnie i przepisywanie deali zajmuje godziny w miesiącu
- chcesz widzieć w HubSpot, kto zapłacił, a kto zalega, bez pytania księgowości
- sprzedajesz z proformą, zaliczką lub w kilku walutach
- nie masz i nie chcesz kupować planu Data Hub Professional tylko dla faktur
- te same dane mają trafić też do Optimy lub innego programu księgowego
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
Kto wysyła fakturę do KSeF, integracja czy Fakturownia?
Fakturownia. Integracja tworzy fakturę w Fakturowni, a Fakturownia wysyła ją do KSeF sama albo wtedy, gdy integracja o to poprosi. Numer KSeF wraca do HubSpota razem ze statusem wysyłki. Dostęp do KSeF ustawiasz w swoim koncie Fakturowni.
Skąd HubSpot wie, że faktura została opłacona?
Fakturownia daje znać integracji o każdej zmianie faktury. Gdy status zmienia się na opłaconą lub częściowo opłaconą (ręcznie, z importu wyciągu bankowego albo z płatności online), integracja zapisuje go w dealu.
Czy faktura może powstać dwa razy dla tego samego deala?
Nie. Każda faktura dostaje numer deala jako numer zamówienia, a Fakturownia nie przyjmie drugiej faktury z tym samym numerem. Ponowne przesunięcie deala do etapu wygranego nie utworzy drugiej faktury.
Czy potrzebuję płatnego planu HubSpot?
Nie musi to być plan z automatyzacjami (workflow). Integracja zauważa wygranie deala na każdym planie HubSpot. Jeśli masz workflow, fakturę można też uruchamiać jako krok automatyzacji.
Co z fakturami dla osób prywatnych?
Integracja oznacza nabywcę jako firmę lub osobę prywatną. W Fakturowni ustawiasz, czy do KSeF automatycznie idą tylko faktury dla firm z Polski, czy dla wszystkich firm. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Jak wygrany deal zamienia się w fakturę
Zmiana etapu deala na wygrany uruchamia integrację (webhook aplikacji HubSpot albo akcja w workflow). Integracja pobiera przez CRM API deal, powiązaną firmę i pozycje deala (line items), a potem wysyła do API Fakturowni (POST /invoices.json) gotową fakturę: nabywcę z NIP-em, pozycje z ilością, ceną netto i stawką VAT, termin płatności i walutę. Jeśli firma jest już w Fakturowni, integracja podaje jej client_id, żeby nie mnożyć kontrahentów. Webhooki aplikacji działają niezależnie od planu HubSpot, więc workflow nie jest wymagany. Rozwiązania partnerów HubSpot w wariancie z workflow opierają się na własnym kodzie (custom code actions), dostępnym dopiero w Data Hub Professional.
Zamiast faktury może powstać proforma, a faktura dopiero po zaksięgowaniu wpłaty. Przy dealach w walucie obcej kurs i przeliczenie liczy Fakturownia według ustawień konta.
KSeF zostaje w Fakturowni
Nie budujemy własnej wysyłki do KSeF. Fakturownia ma ją wbudowaną: faktura z oznaczeniem, że nabywca jest firmą, idzie do KSeF automatycznie albo na zlecenie z API (gov_save_and_send). Numer KSeF i status wysyłki przychodzą w webhooku i zapisują się w dealu. Na koncie z produkcyjnym KSeF Fakturownia wysyła klientowi e-mail z fakturą dopiero po nadaniu numeru KSeF (lub w trybie offline), więc klient nie dostaje dokumentu, którego nie ma w systemie.
Co wraca do HubSpot
Fakturownia wysyła webhook invoice:update przy każdej zmianie faktury. Integracja czyta z niego status (wystawiona, wysłana, opłacona, częściowo opłacona) i numer KSeF, a w dealu zapisuje numer faktury, link do PDF i datę płatności. Na tych właściwościach da się zbudować widok zaległości, przypomnienia dla handlowca albo raport przychodu faktycznie zapłaconego, a nie tylko wygranego.
Duplikaty i błędy
Identyfikator deala trafia do pola numeru zamówienia (oid) z włączoną unikalnością, więc ponowne zamknięcie tego samego deala nie wystawi drugiej faktury. Każde wywołanie przechodzi przez kolejkę z ponowieniami. Gdy Fakturownia odrzuci dane (np. brak NIP-u albo niepoprawna stawka VAT), faktura czeka, a w HubSpot pojawia się zadanie z opisem błędu dla właściciela deala.