Integracja HubSpot z GUS, KRS i CEIDG
Handlowiec wpisuje NIP, a reszta karty firmy wypełnia się sama z rejestrów państwowych. Koniec z kopiowaniem nazw i adresów z wyszukiwarki GUS i literówkami, które potem wracają na fakturach.
Co będzie działać samo
- handlowiec wpisuje NIP
- nowa firma w CRM
- zmiana NIP-u
- przycisk na karcie firmy
- sprawdza poprawność NIP-u
- szuka firmy w GUS, KRS lub CEIDG
- wypełnia właściwe pola
- pilnuje, żeby nic nie zginęło
- nazwa i adres
- PKD i numery rejestrowe
- zarząd i kapitał
- status VAT i rachunki
Nowa firma z NIP-em
Integracja pyta GUS o firmę, a dla spółek dociąga odpis z KRS, dla jednoosobowych działalności dane z CEIDG. Nazwa, adres, REGON i PKD lądują w karcie firmy w HubSpot.
Firma już jest w CRM
Masowe uzupełnienie istniejącej bazy po NIP, w tempie, na jakie pozwala GUS. Pola wypełnione ręcznie przez handlowców można chronić przed nadpisaniem.
Kontrahent zmienia status
Okresowe sprawdzenie Białej listy i rejestrów pokazuje w HubSpot, że firma przestała być czynnym podatnikiem VAT, jest w likwidacji albo zawiesiła działalność.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Jakie pola są dziś w karcie firmy, kto je wypełnia i które dane z rejestrów faktycznie są Ci potrzebne.
- 2Dostęp do GUS i wybór pól. Pomagam złożyć bezpłatny wniosek o dostęp do danych GUS. Razem ustalamy, które pola w karcie firmy wypełnią się danymi z GUS, KRS i CEIDG.
- 3Test na kopii danych. Uzupełniam kilkadziesiąt Twoich firm na testowym koncie HubSpot. Sprawdzasz wynik, zanim ruszy cała baza.
- 4Produkcja i opieka. Włączenie na koncie produkcyjnym, uzupełnienie istniejącej bazy, alert e-mail, gdy rejestr nie odpowiada, poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
W HubSpot Marketplace jest gotowa aplikacja Integracja GUS KRS (MAN Digital) z darmowym planem, która uzupełnia firmy danymi z GUS, a dane z KRS (przez serwis register.io) dociąga po wykupieniu osobnego planu register.io. Jeśli potrzebujesz nazwy, adresu i PKD, zacznij od niej. Integracja szyta na miarę ma sens, gdy
- chcesz mieć w jednym miejscu GUS, KRS, CEIDG i Białą listę, a nie tylko część z nich
- dane mają trafić do Twoich własnych pól, lejków sprzedaży lub obiektów w HubSpot
- potrzebujesz stałego pilnowania zmian (VAT, likwidacja, zawieszenie), a nie jednorazowego uzupełnienia
- te same dane mają zasilić też program do faktur lub ERP
- wymagasz, żeby dostęp do rejestrów i zapytania o firmy zostały na Twoich serwerach
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
Czy dostęp do danych GUS i KRS jest płatny?
Nie. Dane z GUS są bezpłatne, trzeba tylko złożyć wniosek mailem, pomogę go wysłać. KRS Ministerstwa Sprawiedliwości i Biała lista działają bez żadnego wniosku, a do CEIDG wystarczy bezpłatna rejestracja w hurtowni danych biznes.gov.pl.
Czy mogę wpisać tylko nazwę firmy zamiast NIP-u?
Rejestry szukają po identyfikatorach, czyli NIP, REGON lub numerze KRS. Wyszukiwanie po nazwie jest zawodne, bo wiele firm ma podobne nazwy. Najpewniej działa pole NIP w formularzu lub w karcie firmy, a integracja robi resztę.
Czy integracja nadpisze dane, które handlowcy już poprawili?
Tylko jeśli tak ustawimy. Dla każdego pola decydujemy, czy dane z rejestru zawsze wygrywają (np. nazwa i adres siedziby), czy wypełniają pole tylko wtedy, gdy jest puste.
Czy potrzebuję planu Professional w HubSpot?
Nie zawsze. Integracja zauważa nowy lub zmieniony NIP na każdym planie, bez automatyzacji (workflow). Jeśli masz plan z workflow, można dodatkowo uruchamiać uzupełnianie jako krok w Twoich automatyzacjach.
Jak dużą bazę da się uzupełnić naraz?
GUS ogranicza liczbę zapytań (w godzinach pracy do 3 na sekundę i 6000 na godzinę, więcej w nocy), a Biała lista do 100 wyszukiwań dziennie po maksymalnie 30 firm. Duże bazy uzupełniam partiami, zwykle poza godzinami pracy.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Skąd biorą się dane
Punktem startu jest API REGON GUS (BIR1.1), usługa SOAP, która po NIP, REGON lub numerze KRS zwraca nazwę, adres siedziby, formę prawną, REGON i kody PKD. Klucz do API REGON wydaje GUS bezpłatnie na wniosek wysłany e-mailem. GUS jest pierwszy, bo zna wszystkie typy podmiotów i mówi, gdzie szukać dalej. Dla spółek integracja bierze z raportu numer KRS i pobiera aktualny odpis z otwartego API KRS (api-krs.ms.gov.pl): zarząd i sposób reprezentacji, kapitał zakładowy, datę wpisu. Dla jednoosobowych działalności pyta API CEIDG z hurtowni danych biznes.gov.pl, które pokazuje m.in. status działalności i datę zawieszenia. Dostęp do API CEIDG wymaga bezpłatnej rejestracji w hurtowni. API KRS i API Białej listy działają bez klucza.
Na koniec NIP idzie do wykazu podatników VAT (Biała lista, wl-api.mf.gov.pl). Stamtąd wraca status VAT i zgłoszone rachunki bankowe, co przydaje się działowi finansów przed pierwszym przelewem.
Jak to wygląda w HubSpot
NIP, REGON, KRS, PKD i status VAT trafiają do właściwości firmy, które zakładamy razem z grupą „Dane rejestrowe”. Integracja reaguje na utworzenie firmy lub zmianę NIP-u przez webhooki CRM API, więc handlowiec widzi dane kilka sekund po zapisaniu karty. Webhooki aplikacji nie wymagają planu z workflow. Na karcie firmy może też być przycisk „Pobierz z GUS” do ręcznego odświeżenia, a w planach z workflow osobna akcja do Twoich automatyzacji.
Właściwość NIP może wymagać unikalnych wartości. Dzięki temu HubSpot nie pozwoli założyć tej samej firmy drugi raz, co przy polskich firmach działa lepiej niż deduplikacja po domenie.
Limity i przypadki brzegowe
GUS wymaga logowania kluczem i sesji, a przy przekroczeniu limitów odrzuca zapytania, dlatego wszystko idzie przez kolejkę z ponowieniami. NIP jest sprawdzany sumą kontrolną, zanim poleci jakiekolwiek zapytanie. Osobno obsługujemy firmy z kilkoma jednostkami lokalnymi, spółki cywilne (NIP spółki i NIP wspólników w CEIDG) oraz podmioty wykreślone, które GUS dalej zwraca, ale z datą zakończenia działalności.
Monitoring zmian
Uzupełnienie przy zakładaniu firmy to połowa pracy. Raz w tygodniu lub raz w miesiącu integracja przechodzi aktywnych klientów i porównuje dane z rejestrami. Gdy firma przestaje być czynnym podatnikiem VAT, wchodzi w likwidację lub zmienia adres, HubSpot dostaje nową wartość, a właściciel firmy w CRM zadanie do sprawdzenia.