Integracja WooCommerce z KSeF
Zamówienie w WooCommerce jest opłacone, a faktura sama trafia do KSeF i jej numer ląduje w zamówieniu. Bez ręcznego wysyłania, bez sprawdzania, która faktura przeszła, a która nie.
Co będzie działać samo
- zamówienie opłacone
- zwrot w sklepie
- NIP z zamówienia
- sprawdza NIP
- wystawia fakturę
- pilnuje, żeby nic nie zginęło
- faktura w KSeF
- numer KSeF
- potwierdzenie odbioru
Zamówienie opłacone lub zrealizowane
Faktura powstaje z danych zamówienia i idzie do KSeF. Numer KSeF zapisuje się w zamówieniu, obsługa widzi go w panelu WooCommerce bez logowania do KSeF.
Zwrot w zamówieniu
Zwrot zapisany w WooCommerce tworzy fakturę korygującą, która odwołuje się do numeru KSeF faktury pierwotnej. Częściowy zwrot koryguje tylko zwrócone pozycje.
KSeF nie odpowiada
Faktura czeka i sama wysyła się ponownie, a przy ogłoszonej awarii idzie w trybie awaryjnym. Klient dostaje PDF z kodem QR, nic nie ginie.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Jak dziś wystawiasz faktury, jakich wtyczek używasz, kto jest nabywcą (firmy, konsumenci, zagranica) i co ma się zmienić.
- 2Środowisko testowe KSeF. Pierwsze faktury idą na środowisko testowe Ministerstwa Finansów, najlepiej z kopii sklepu, a nie z tego, w którym kupują klienci. Sprawdzasz je na spokojnie.
- 3Odbiór z księgową. Razem przechodzimy stawki VAT, korekty, wysyłkę, kupony i przypadki brzegowe z Twojego sklepu.
- 4Produkcja i opieka. Przełączenie na produkcyjny KSeF, alert e-mail, gdy faktura utknie, poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
Do WooCommerce są gotowe wtyczki wysyłające faktury do KSeF (na przykład dodatek KSeF do Flexible Invoices od WP Desk), a Fakturownia, inFakt czy wFirma mają własne wtyczki do sklepu. W prostym sklepie to zwykle wystarczy. Integracja szyta na miarę ma sens, gdy
- masz kilka sklepów WooCommerce i jedną firmę
- faktury muszą trafić też do Optimy, Subiekta lub innego programu księgowo-magazynowego
- sprzedajesz B2B z NIP-em, odroczonym terminem lub cenami z umowy
- wtyczka nie obsługuje Twoich zestawów, subskrypcji lub własnych statusów zamówień
- nie chcesz, żeby wysyłka faktur obciążała sklep, a dostęp do KSeF leżał w jego bazie
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla mojego sklepu?
Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 roku wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026, pozostałe od 1 kwietnia 2026. Najmniejsi (sprzedaż udokumentowana fakturami do 10 tys. zł brutto miesięcznie) mają czas do 1 stycznia 2027. Kary za błędy w KSeF są zawieszone do końca 2026 roku, więc to dobry moment, żeby proces działał zanim zaczną obowiązywać.
Czy faktury dla klientów indywidualnych też idą do KSeF?
Nie muszą. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności są wyłączone z obowiązku, ale można je wysyłać dobrowolnie. W integracji ustawiamy to jednym przełącznikiem, a faktury B2B z NIP-em idą do KSeF zawsze.
Mam już wtyczkę do faktur w WooCommerce. Czy muszę ją wyrzucić?
Nie zawsze. Jeśli Twoja wtyczka ma dodatek do KSeF i obsługuje Twoje przypadki, wystarczy go dobrze skonfigurować. Integracja szyta na miarę ma sens wtedy, gdy wtyczka nie radzi sobie z korektami, kilkoma sklepami lub przekazaniem faktur do programu księgowego.
Co się dzieje, gdy KSeF ma awarię?
Faktura powstaje w trybie awaryjnym z kodami QR i klient dostaje ją od razu. Gdy Ministerstwo ogłosi awarię, na dosłanie faktur do KSeF jest 7 dni roboczych od jej zakończenia. Integracja dosyła je sama.
Czy integracja spowolni mój sklep?
Nie. Wysyłka do KSeF odbywa się w tle, poza procesem składania zamówienia. Klient kończy zakup tak samo szybko jak dziś, a faktura powstaje chwilę później.
Czy dostęp do KSeF zostaje po mojej stronie?
Tak. Dostęp generujesz sam w swoim KSeF i dajesz integracji tylko prawo do wystawiania faktur. Możesz go w każdej chwili odebrać.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Jak zamówienie z WooCommerce zamienia się w fakturę FA(3)
WooCommerce wysyła webhook order.updated przy zmianie zamówienia, w tym przy zmianie statusu i przy zwrocie. Integracja reaguje na wybrany status (zwykle „W trakcie realizacji” po opłaceniu albo „Zrealizowane”), pobiera pełne zamówienie przez REST API WooCommerce i buduje z niego dokument w schemie FA(3). Pozycje, stawki VAT, kupony i koszt wysyłki przechodzą na fakturę jako osobne wiersze.
Dane nabywcy biorą się z checkoutu. Jeśli klient podał NIP, integracja sprawdza go w wykazie podatników VAT (Biała lista) i uzupełnia nazwę i adres firmy z rejestru. Jeśli w checkoutcie nie ma jeszcze pola na NIP, dodajemy je. Do KSeF integracja loguje się tokenem lub certyfikatem wygenerowanym w Twoim KSeF, z uprawnieniem tylko do wystawiania faktur, i trzyma go poza bazą WordPressa.
Co wraca do WooCommerce
Po przyjęciu faktury KSeF nadaje jej numer. Integracja zapisuje go w meta zamówienia razem z linkiem do PDF i widać go w panelu zamówienia. Działa to zarówno w klasycznym zapisie zamówień, jak i w nowszym HPOS. Razem z numerem zapisuje UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru faktury przez KSeF. Klient dostaje e-mail z fakturą w PDF i kodem QR, pod którym może zweryfikować fakturę w KSeF.
Korekty, zwroty i przypadki brzegowe
Zwrot zapisany w zamówieniu (refund w WooCommerce) uruchamia fakturę korygującą, która wskazuje numer KSeF faktury pierwotnej. Częściowy zwrot koryguje tylko zwrócone pozycje i część wysyłki, jeśli ją oddajesz. Osobno ustawiamy zamówienia w walucie obcej (kurs NBP z dnia poprzedzającego), zamówienia dodane ręcznie w panelu i statusy dodane przez inne wtyczki.
Gdy KSeF nie działa
Każda faktura przechodzi przez kolejkę z ponowieniami, poza WordPressem, więc chwilowy błąd API ani przeciążony hosting nie gubią faktury. Przy ogłoszonej awarii integracja wystawia fakturę w trybie awaryjnym, oznacza ją kodami QR i dosyła do KSeF po zakończeniu awarii, w ustawowym terminie.
Integracje z KSeF dla sklepów i firm →Integracje WooCommerce z polskimi systemami →