Integracja Shopify z KSeF
Klient płaci w sklepie, a faktura sama trafia do KSeF, dostaje numer i wraca do zamówienia. Bez przepisywania, bez eksportów do Excela.
Co będzie działać samo
- klient płaci
- zwrot w sklepie
- NIP z zamówienia
- sprawdza NIP
- wystawia fakturę
- pilnuje, żeby nic nie zginęło
- faktura w KSeF
- numer KSeF
- potwierdzenie odbioru
Zamówienie opłacone
Faktura powstaje z danych zamówienia i idzie do KSeF. Numer KSeF zapisuje się w zamówieniu w Shopify, obsługa widzi go bez logowania do KSeF.
Zwrot lub rabat po fakturze
Faktura korygująca powstaje sama i odwołuje się do numeru KSeF faktury pierwotnej. Częściowy zwrot koryguje tylko zwrócone pozycje.
KSeF nie odpowiada
Faktura czeka i sama wysyła się ponownie, a przy ogłoszonej awarii idzie w trybie awaryjnym. Klient dostaje PDF z kodem QR, nic nie ginie.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Jak dziś wystawiasz faktury, kto jest nabywcą (firmy, konsumenci, zagranica) i co ma się zmienić.
- 2Środowisko testowe KSeF. Pierwsze faktury idą na środowisko testowe Ministerstwa Finansów, nie do urzędu. Sprawdzasz je na spokojnie.
- 3Odbiór z księgową. Razem przechodzimy stawki VAT, korekty, wysyłkę, rabaty i przypadki brzegowe z Twojego sklepu.
- 4Produkcja i opieka. Przełączenie na produkcyjny KSeF, alert e-mail, gdy faktura utknie, poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
Aplikacje z Shopify App Store dobrze wystawiają faktury w prostym sklepie. Integracja szyta na miarę ma sens, gdy
- masz kilka sklepów lub walut i jedną firmę
- faktury muszą trafić też do Optimy, Subiekta lub wFirmy
- sprzedajesz B2B z NIP-em i odroczonym terminem płatności
- aplikacja nie obsługuje Twoich korekt, zestawów lub kart podarunkowych
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla mojego sklepu?
Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 roku wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026, pozostałe od 1 kwietnia 2026. Najmniejsi (sprzedaż udokumentowana fakturami do 10 tys. zł brutto miesięcznie) mają czas do 1 stycznia 2027. Kary za błędy w KSeF są zawieszone do końca 2026 roku, więc to dobry moment, żeby proces działał zanim zaczną obowiązywać.
Czy faktury dla klientów indywidualnych też idą do KSeF?
Nie muszą. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności są wyłączone z obowiązku, ale można je wysyłać dobrowolnie. W integracji ustawiamy to jednym przełącznikiem, a faktury B2B z NIP-em idą do KSeF zawsze.
Co się dzieje, gdy KSeF ma awarię?
Faktura powstaje w trybie awaryjnym z kodami QR i klient dostaje ją od razu. Gdy Ministerstwo ogłosi awarię, na dosłanie faktur do KSeF jest 7 dni roboczych od jej zakończenia. Integracja dosyła je sama.
Fakturuję już w Fakturowni lub inFakt. Co wtedy?
Wtedy często prościej jest połączyć Shopify z Twoim programem do faktur, a on wyśle fakturę do KSeF. Na rozmowie sprawdzimy, która droga jest tańsza w utrzymaniu.
Czy dostęp do KSeF zostaje po mojej stronie?
Tak. Dostęp generujesz sam w swoim KSeF i dajesz integracji tylko prawo do wystawiania faktur. Możesz go w każdej chwili odebrać.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Jak zamówienie z Shopify zamienia się w fakturę FA(3)
Shopify wysyła zdarzenie orders/paid w chwili, gdy płatność jest potwierdzona. Integracja pobiera pełne zamówienie przez Admin API i buduje z niego dokument w schemie FA(3), czyli w strukturze, której od 2026 roku wymaga KSeF. Pozycje, stawki VAT, rabaty i koszt wysyłki przechodzą na fakturę jako osobne wiersze, tak jak widzi je księgowa.
Dane nabywcy biorą się z checkoutu. Jeśli klient podał NIP, integracja sprawdza go w wykazie podatników VAT (Biała lista) i uzupełnia nazwę i adres firmy z rejestru. Dzięki temu na fakturze nie ląduje literówka z formularza. Do KSeF integracja loguje się tokenem lub certyfikatem wygenerowanym w Twoim KSeF, z uprawnieniem tylko do wystawiania faktur.
Co wraca do Shopify
Po przyjęciu faktury KSeF nadaje jej numer. Integracja zapisuje go w metapolu zamówienia razem z linkiem do PDF, więc obsługa klienta widzi go od razu w panelu Shopify. Razem z numerem zapisuje UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru faktury przez KSeF. Klient dostaje e-mail z fakturą w PDF i kodem QR, pod którym może zweryfikować fakturę w KSeF.
Korekty, zwroty i przypadki brzegowe
Zwrot w Shopify (refunds/create) uruchamia fakturę korygującą, która wskazuje numer KSeF faktury pierwotnej. Częściowy zwrot koryguje tylko zwrócone pozycje i część wysyłki, jeśli ją oddajesz. Osobno ustawiamy zamówienia w walucie obcej (kurs NBP z dnia poprzedzającego), karty podarunkowe i zamówienia wystawiane ręcznie w panelu.
Gdy KSeF nie działa
Każda faktura przechodzi przez kolejkę z ponowieniami. Chwilowy błąd API oznacza kolejną próbę, a nie zgubioną fakturę. Przy ogłoszonej awarii integracja wystawia fakturę w trybie awaryjnym, oznacza ją kodami QR i dosyła do KSeF po zakończeniu awarii, w ustawowym terminie.
Integracje Shopify z polskimi systemami →Integracje z KSeF dla sklepów i firm →