Інтеграція WooCommerce з KSeF
Клієнт оплатив замовлення у WooCommerce, і фактура сама потрапляє в KSeF (державну систему електронних фактур). Її номер з'являється в замовленні. Не треба нічого надсилати вручну і перевіряти, яка фактура пройшла, а яка ні.
Що працюватиме саме
- замовлення оплачене
- повернення в магазині
- NIP із замовлення
- перевіряє NIP
- виставляє фактуру
- стежить, щоб нічого не загубилося
- фактура в KSeF
- номер KSeF
- підтвердження прийому
Замовлення оплачене або виконане
Фактура створюється з даних замовлення і йде в KSeF. Номер KSeF записується в замовленні. Ваші працівники бачать його в панелі WooCommerce і не мусять заходити в KSeF.
Повернення в замовленні
Повернення, записане у WooCommerce, створює коригувальну фактуру. Вона посилається на номер KSeF первинної фактури. Якщо повернули лише частину, коригуються тільки повернені позиції.
KSeF не відповідає
Фактура чекає і сама надсилається повторно. Якщо клієнт має отримати фактуру одразу, вона створюється в режимі offline з QR-кодами. Клієнт отримує PDF з QR-кодом, нічого не губиться.
Як проходить впровадження
- 1Розмова, 30 хвилин. Ви розповідаєте, як зараз виставляєте фактури, якими плагінами користуєтеся, хто ваші покупці (фірми, приватні особи, закордон) і що має змінитися.
- 2Тестове середовище KSeF. Перші фактури йдуть у тестове середовище Міністерства фінансів. Найкраще з копії магазину, а не з того, де купують клієнти. Ви спокійно їх перевіряєте.
- 3Приймання разом із бухгалтеркою. Разом з вашою бухгалтеркою (księgowa) проходимо ставки VAT, коригувальні фактури, доставку, купони і нетипові випадки саме вашого магазину.
- 4Запуск і підтримка. Я перемикаю інтеграцію на робочий KSeF і налаштовую e-mail сповіщення, якщо фактура застрягне. Виправлення протягом 30 днів входять у ціну.
Готовий додаток чи інтеграція?
Для WooCommerce є готові плагіни, які надсилають фактури в KSeF (наприклад, доповнення KSeF до Flexible Invoices від WP Desk). Fakturownia, inFakt чи wFirma мають власні плагіни для магазину. Для простого магазину цього зазвичай досить. Інтеграція під ваш бізнес має сенс, коли
- у вас кілька магазинів WooCommerce і одна фірма
- фактури мають потрапляти ще й в Optima, Subiekt чи іншу програму для обліку і складу
- ви продаєте B2B за NIP (податковим номером фірми), з відтермінуванням оплати або цінами з договору
- плагін не підтримує ваші набори, підписки або власні статуси замовлень
- ви не хочете, щоб надсилання фактур навантажувало магазин, а доступ до KSeF лежав у його базі
Не знаєте, чи вистачить готового додатка? Аудит KSeF від 900 zł нетто: я перевірю його і налаштую разом з вами (до 2 годин у ціні), а якщо знадобиться інтеграція, вартість аудиту відніму.
- власні статуси і плагіни, які змінюють замовлення
- кілька магазинів WooCommerce в одній фірмі
- режим offline із сертифікатом KSeF і другим QR-кодом
Оцінка фіксованою сумою протягом 2 робочих днів, безкоштовно. Оплата: 50% на старті, 50% після приймання.
Для 5 перших фірм на 30% дешевше. Натомість ви погоджуєтеся, щоб я показав це впровадження як приклад на своєму сайті (без конфіденційних даних), і залишаєте відгук у Google.
Зайняти місце →Питання
Немає вашого питання? Напишіть його у формі, відповім конкретно.
З якого часу KSeF обов'язковий для моєї фірми?
Отримувати фактури через KSeF (державну систему електронних фактур) з 1 лютого 2026 зобов'язані всі фірми. Виставляти: фірми з продажами понад 200 млн zł брутто у 2024 році з 1 лютого 2026, решта з 1 квітня 2026. До кінця 2026 року поза KSeF можна виставляти фактури, якщо продажі, оформлені фактурами (без фактур для споживачів), не перевищують 10 тис. zł брутто на місяць. Виняток перестає діяти з фактури, яка перевищує цей поріг, і в наступних місяцях не повертається, а з 1 січня 2027 зникає зовсім. Штрафи за помилки за чинним законом діють з 1 січня 2027. Міністерство фінансів 16 вересня 2026 оголосило, що перенесе їх на кінець 2027 року, але для цього потрібна зміна закону, тож поки це лише анонс. Сам обов'язок працювати з KSeF не відкладено.
Чи фактури для приватних клієнтів теж ідуть у KSeF?
Не обов'язково. Фактури для приватних осіб, які не ведуть бізнес, не підпадають під обов'язок KSeF, але їх можна надсилати добровільно. В інтеграції це вмикається одним перемикачем. Фактури B2B з NIP (податковим номером фірми) ідуть у KSeF завжди.
У мене вже є плагін для фактур у WooCommerce. Його треба викинути?
Не завжди. Якщо ваш плагін має доповнення для KSeF і покриває ваші випадки, досить добре його налаштувати. Інтеграція під ваш бізнес має сенс тоді, коли плагін не справляється з коригувальними фактурами, кількома магазинами або передаванням фактур у бухгалтерську програму.
Що буде, коли KSeF не працює?
Фактура не зникне. При короткому збої інтеграція повторює відправку. Якщо клієнт має отримати фактуру одразу, вона створюється в режимі offline з двома QR-кодами і досилається в KSeF у строк, визначений законом: до наступного робочого дня в режимі offline24 і після оголошеної недоступності KSeF, до 7 робочих днів після оголошеної аварії. Інтеграція сама стежить за строком. Для режиму offline потрібен сертифікат KSeF типу offline, яким підписується другий QR-код. Ви генеруєте його у своєму KSeF, а я допомагаю це зробити.
Чи інтеграція сповільнить мій магазин?
Ні. Надсилання в KSeF іде у фоні, окремо від оформлення замовлення. Клієнт завершує покупку так само швидко, як зараз, а фактура з'являється трохи пізніше.
Чи доступ до KSeF лишається у мене?
Так. Доступ ви створюєте самі у своєму KSeF і даєте інтеграції лише право виставляти фактури. Ви можете забрати його будь-коли.
Для IT-відділу
Технічні деталі для людини, яка прийматиме впровадження.
Як замовлення з WooCommerce перетворюється на фактуру FA(3)
WooCommerce надсилає webhook order.updated при зміні замовлення, зокрема при зміні статусу і при поверненні. Інтеграція реагує на вибраний статус (зазвичай „W trakcie realizacji” після оплати або „Zrealizowane”), забирає повне замовлення через REST API WooCommerce і будує з нього документ за схемою FA(3). Позиції, ставки VAT, купони і вартість доставки переходять у фактуру окремими рядками.
Дані покупця беруться з checkout. Якщо клієнт вказав NIP, інтеграція перевіряє його в реєстрі платників VAT (Biała lista) і доповнює назву та адресу фірми з реєстру. Якщо в checkout ще немає поля для NIP, я його додаю. До KSeF інтеграція входить токеном або сертифікатом, згенерованим у вашому KSeF, з правом лише на виставлення фактур, і зберігає його поза базою WordPress.
Що повертається у WooCommerce
Після прийняття фактури KSeF присвоює їй номер. Інтеграція записує його в meta замовлення разом з посиланням на PDF, і його видно в панелі замовлення. Це працює як у класичному зберіганні замовлень, так і в новішому HPOS. Разом з номером зберігається UPO, тобто офіційне підтвердження прийому фактури в KSeF. Клієнт отримує e-mail з фактурою в PDF і QR-кодом, за яким може перевірити фактуру в KSeF.
Коригувальні фактури, повернення і нетипові випадки
Повернення, записане в замовленні (refund у WooCommerce), запускає коригувальну фактуру, яка вказує номер KSeF первинної фактури. Часткове повернення коригує тільки повернені позиції і частину доставки, якщо ви її повертаєте. Окремо налаштовуємо замовлення в іноземній валюті (середній курс NBP з останнього робочого дня перед відповідною датою), замовлення, додані вручну в панелі, і статуси, додані іншими плагінами.
Коли KSeF не працює
Кожна фактура проходить через чергу з повторними спробами, поза WordPress, тож тимчасова помилка API чи перевантажений хостинг не губить фактуру. Коли фактуру треба видати без KSeF, інтеграція виставляє її в режимі offline. Режими offline24, недоступності і аварії технічно це той самий шлях з іншим терміном досилання. Фактура отримує два QR-коди, другий з яких підписаний сертифікатом KSeF, а інтеграція стежить за терміном і сама досилає її.