Integracja Pipedrive z KSeF
Handlowiec oznacza deal jako wygrany, a faktura sama trafia do KSeF, dostaje numer i wraca do deala w Pipedrive. Bez przepisywania produktów do programu do faktur i bez sprawdzania, czy ktoś już ją wystawił.
Co będzie działać samo
- deal wygrany
- organizacja z NIP
- produkty w dealu
- sprawdza NIP
- wystawia fakturę
- nie wystawia jej dwa razy
- pilnuje, żeby nic nie zginęło
- faktura w KSeF
- numer KSeF
- potwierdzenie odbioru
Deal wygrany
Faktura powstaje z danych organizacji i produktów w dealu i idzie do KSeF. Numer KSeF, data przyjęcia i PDF zapisują się w dealu, handlowiec widzi je bez logowania do KSeF.
Zmiana po wystawieniu faktury
Gdy klient dostaje rabat albo zmienia się zakres, handlowiec oznacza to w dealu, a integracja wystawia fakturę korygującą, która wskazuje numer KSeF faktury pierwotnej.
Coś poszło nie tak
Brak NIP-u, deal bez produktów albo odrzucenie przez KSeF zatrzymuje fakturę, a właściciel deala dostaje zadanie w Pipedrive z opisem błędu. Gdy KSeF nie odpowiada, faktura czeka i sama wysyła się ponownie.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Jak dziś wystawiasz faktury po wygranym dealu, kto jest nabywcą (firmy z Polski, z UE, konsumenci), czy potrzebne są proformy, zaliczki lub faktury cykliczne.
- 2Ustalenia i środowisko testowe KSeF. Ustalamy, które pola deala, organizacji i produktów trafiają na fakturę. Pierwsze faktury idą na środowisko testowe Ministerstwa Finansów, nie do urzędu. Sprawdzasz je na spokojnie.
- 3Odbiór z księgową. Razem przechodzimy stawki VAT, rabaty, waluty, terminy płatności, korekty i przypadki brzegowe z Twoich dealów.
- 4Produkcja i opieka. Przełączenie na produkcyjny KSeF, alert e-mail, gdy faktura utknie, poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
Wbudowane fakturowanie w Pipedrive działa z programami księgowymi spoza Polski i nie wysyła faktur do KSeF. Jeśli już fakturujesz w Fakturowni lub innym polskim programie, zwykle prościej połączyć Pipedrive z nim, a on wyśle fakturę do KSeF. Przy kilku fakturach w miesiącu wystarczy scenariusz w Make lub wystawianie ręczne. Bezpośrednia integracja z KSeF ma sens, gdy
- wystawiasz faktury regularnie i przepisywanie deali zajmuje godziny w miesiącu
- nie chcesz płacić za osobny program do faktur tylko po to, żeby wysyłać je do KSeF
- chcesz widzieć numer KSeF i PDF faktury prosto w dealu
- sprzedajesz w kilku walutach lub do firm z całej UE
- te same faktury mają trafić też do Optimy, Subiekta lub systemu biura rachunkowego
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla mojej firmy?
Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 roku wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026, pozostałe od 1 kwietnia 2026. Najmniejsi (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie) mają czas do 1 stycznia 2027. Kary za błędy w KSeF są zawieszone do końca 2026 roku.
Nie używam produktów w Pipedrive. Skąd wezmą się pozycje faktury?
Pozycje mogą pochodzić z własnych pól deala, na przykład nazwa usługi, kwota netto i stawka VAT. Jeśli sprzedajesz kilka rzeczy w jednym dealu, produkty w Pipedrive są wygodniejsze, bo każda pozycja ma swoją cenę, ilość i podatek.
Czy faktura może powstać dwa razy dla tego samego deala?
Nie. Integracja zapamiętuje, dla którego deala wystawiła fakturę. Ponowne oznaczenie deala jako wygranego nie utworzy drugiej faktury, a zmiana po wystawieniu wymaga korekty.
Czy potrzebuję konkretnego planu Pipedrive?
Integracja korzysta z API Pipedrive, które jest dostępne na każdym planie. Dzienny limit zapytań rośnie z planem i liczbą licencji, a jedna faktura zużywa niewielką jego część. Na rozmowie sprawdzamy to na Twoim koncie.
Co z fakturami dla osób prywatnych i firm z zagranicy?
Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie muszą trafiać do KSeF, można je wysyłać dobrowolnie. Faktury dla firm idą do KSeF, także dla nabywców z UE z odwrotnym obciążeniem. Szczegóły ustalamy z Twoją księgową.
Co się dzieje, gdy KSeF ma awarię?
Faktura powstaje w trybie awaryjnym z kodami QR i klient dostaje ją od razu. Gdy Ministerstwo ogłosi awarię, na dosłanie faktur do KSeF jest 7 dni roboczych od jej zakończenia. Integracja dosyła je sama.
Czy dostęp do KSeF i Pipedrive zostaje po mojej stronie?
Tak. Dostęp do KSeF generujesz sam w swoim KSeF, tylko z prawem do wystawiania faktur. Dostęp do Pipedrive możesz w każdej chwili odebrać w ustawieniach konta.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Jak wygrany deal zamienia się w fakturę FA(3)
Integracja subskrybuje webhook v2 change.deal i reaguje, gdy status deala zmienia się na won. Payload zawiera blok previous ze zmienionymi polami, więc łatwo odróżnić wygranie deala od zwykłej edycji. Integracja pobiera przez API deal, powiązaną organizację i produkty deala (GET /api/v2/deals/{id}/products), a potem buduje dokument w schemie FA(3), czyli w strukturze, której od 2026 roku wymaga KSeF. Każdy produkt przechodzi na fakturę jako osobny wiersz z ilością, ceną, rabatem i stawką VAT.
NIP nabywcy pochodzi z własnego pola organizacji. Integracja sprawdza go w wykazie podatników VAT (Biała lista) dla firm z Polski i w VIES dla firm z UE, a nazwę i adres uzupełnia z rejestru. Do KSeF integracja loguje się tokenem lub certyfikatem wygenerowanym w Twoim KSeF, z uprawnieniem tylko do wystawiania faktur.
Co wraca do Pipedrive
Po przyjęciu faktury KSeF nadaje jej numer. Integracja zapisuje go we własnych polach deala razem z datą przyjęcia, a PDF faktury dodaje jako plik w dealu. Obok zapisuje UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru faktury przez KSeF. Na tych polach da się zbudować filtr deali wygranych, ale jeszcze niezafakturowanych.
Webhooki, limity i duplikaty
Pipedrive ponawia nieudany webhook trzy razy w ciągu kilku minut, a po kilku dniach bez udanej dostawy usuwa go. Dlatego obok webhooka działa okresowe uzgadnianie: integracja odpytuje API o deale wygrane od ostatniego sprawdzenia i dopisuje te, które mogły się zgubić. Pipedrive liczy limit API w tokenach na dzień (zależnie od planu i liczby licencji), a jedna faktura to kilka odczytów i jeden zapis, więc przy typowym wolumenie limit nie jest problemem.
Identyfikator deala jest kluczem idempotencji: ponowne oznaczenie tego samego deala jako wygranego nie wystawi drugiej faktury. Korekta powstaje na wyraźny sygnał (pole w dealu albo automatyzacja) i wskazuje numer KSeF faktury pierwotnej.
Gdy KSeF nie działa
Każda faktura przechodzi przez kolejkę z ponowieniami. Chwilowy błąd API oznacza kolejną próbę, a nie zgubioną fakturę. Przy ogłoszonej awarii integracja wystawia fakturę w trybie awaryjnym, oznacza ją kodami QR i dosyła do KSeF po zakończeniu awarii, w ustawowym terminie. Błąd danych, którego nie naprawi ponowienie, trafia jako zadanie do właściciela deala.
Integracje z KSeF dla sklepów i firm →Integracje Pipedrive z polskimi systemami →