Integracja HubSpot z KSeF
Handlowiec zamyka deal w HubSpot, a faktura sama trafia do KSeF, dostaje numer i wraca do deala. Bez przepisywania pozycji do osobnego programu i bez pytania księgowości, czy faktura już poszła.
Co będzie działać samo
- deal wygrany
- faktura w HubSpot
- firma z NIP
- pozycje deala
- sprawdza NIP
- wystawia fakturę
- nie wystawia jej dwa razy
- pilnuje, żeby nic nie zginęło
- faktura w KSeF
- numer KSeF
- potwierdzenie odbioru
Deal wygrany
Faktura powstaje z danych firmy i pozycji deala i idzie do KSeF. Numer KSeF, data przyjęcia i link do PDF zapisują się w dealu, handlowiec widzi je bez logowania do KSeF.
Faktura wystawiona w HubSpot
Jeśli wystawiasz faktury w HubSpot, integracja może startować od nich zamiast od deala. Faktura z HubSpot zostaje dokumentem dla klienta w CRM, a do KSeF trafia faktura ustrukturyzowana z tymi samymi pozycjami i kwotami.
Coś poszło nie tak
Brak NIP-u, pusta pozycja albo odrzucenie przez KSeF zatrzymuje fakturę, a właściciel deala dostaje zadanie w HubSpot z opisem błędu. Gdy KSeF nie odpowiada, faktura czeka i sama wysyła się ponownie.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Jak dziś wystawiasz faktury po wygranym dealu, kto jest nabywcą (firmy z Polski, z UE, konsumenci), czy potrzebne są proformy, zaliczki lub faktury cykliczne.
- 2Ustalenia i środowisko testowe KSeF. Ustalamy, które dane z deala, firmy i produktów trafiają na fakturę. Pierwsze faktury idą na środowisko testowe Ministerstwa Finansów, nie do urzędu. Sprawdzasz je na spokojnie.
- 3Odbiór z księgową. Razem przechodzimy stawki VAT, rabaty, waluty, terminy płatności, korekty i przypadki brzegowe z Twoich dealów.
- 4Produkcja i opieka. Przełączenie na produkcyjny KSeF, alert e-mail, gdy faktura utknie, poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
HubSpot ma darmowe faktury, ale nie wysyła ich do KSeF, a gotowe integracje w HubSpot Marketplace dotyczą głównie programów księgowych spoza Polski. Jeśli już fakturujesz w Fakturowni lub innym polskim programie, zwykle prościej połączyć HubSpot z nim, a on wyśle fakturę do KSeF. Polscy partnerzy HubSpot oferują też rozwiązania oparte na automatyzacjach HubSpota. Bezpośrednia integracja z KSeF ma sens, gdy
- nie chcesz płacić za osobny program do faktur tylko po to, żeby wysyłać je do KSeF
- HubSpot jest u Ciebie głównym miejscem sprzedaży i tam chcesz widzieć numer KSeF
- sprzedajesz w kilku walutach lub do firm z całej UE
- nie masz i nie chcesz kupować wyższego planu HubSpot tylko dla faktur
- te same faktury mają trafić też do Optimy, Subiekta lub systemu biura rachunkowego
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
HubSpot sam wystawia faktury. Czy to nie wystarczy?
Nie. Faktura z HubSpot to dokument w CRM, a nie faktura ustrukturyzowana w KSeF. HubSpot nie wysyła faktur do KSeF i nie przygotowuje ich w formacie, którego KSeF wymaga. Integracja bierze dane z deala lub z faktury HubSpot i wystawia na ich podstawie fakturę w KSeF.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla mojej firmy?
Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 roku wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026, pozostałe od 1 kwietnia 2026. Najmniejsi (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie) mają czas do 1 stycznia 2027. Kary za błędy w KSeF są zawieszone do końca 2026 roku.
Czy potrzebuję płatnego planu HubSpot?
Nie musi to być plan z automatyzacjami (workflow). Integracja zauważa wygranie deala na każdym planie HubSpot, także darmowym. Jeśli masz workflow, fakturę można też uruchamiać jako krok automatyzacji.
Czy faktura może powstać dwa razy dla tego samego deala?
Nie. Integracja zapamiętuje, dla którego deala wystawiła fakturę. Ponowne przesunięcie deala do etapu wygranego nie utworzy drugiej faktury, a zmiana po wystawieniu wymaga korekty.
Co z fakturami dla osób prywatnych i firm z zagranicy?
Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie muszą trafiać do KSeF, można je wysyłać dobrowolnie. Faktury dla firm idą do KSeF, także dla nabywców z UE z odwrotnym obciążeniem. Szczegóły ustalamy z Twoją księgową.
Co się dzieje, gdy KSeF ma awarię?
Faktura powstaje w trybie awaryjnym z kodami QR i klient dostaje ją od razu. Gdy Ministerstwo ogłosi awarię, na dosłanie faktur do KSeF jest 7 dni roboczych od jej zakończenia. Integracja dosyła je sama.
Czy dostęp do KSeF i HubSpot zostaje po mojej stronie?
Tak. Dostęp do KSeF generujesz sam w swoim KSeF, tylko z prawem do wystawiania faktur. W HubSpot instalujesz aplikację, która widzi tylko deale, firmy, produkty i faktury. Oba dostępy możesz w każdej chwili odebrać.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Jak wygrany deal zamienia się w fakturę FA(3)
Zmiana etapu deala na wygrany uruchamia integrację (webhook aplikacji HubSpot albo akcja w workflow). Integracja pobiera przez CRM API deal, powiązaną firmę i pozycje deala (line items) i buduje z nich dokument w schemie FA(3), czyli w strukturze, której od 2026 roku wymaga KSeF. Pozycje z ilością, ceną netto, rabatem i stawką VAT przechodzą na fakturę jako osobne wiersze. Webhooki aplikacji działają niezależnie od planu HubSpot, więc workflow nie jest wymagany.
Jeśli faktury powstają w narzędziu faktur HubSpot, punktem startu jest faktura (obiekt invoices) w statusie otwartej, z powiązanym kontaktem, firmą i pozycjami. Zmiany faktur odbieramy webhookiem, a tam, gdzie konto go nie udostępnia, cyklicznym odpytywaniem API. Dane dla KSeF biorą się wtedy z faktury HubSpot, więc kwoty zgadzają się z dokumentem, który widział klient.
NIP nabywcy pochodzi z właściwości firmy w HubSpot. Integracja sprawdza go w wykazie podatników VAT (Biała lista) dla firm z Polski i w VIES dla firm z UE, a nazwę i adres uzupełnia z rejestru. Do KSeF integracja loguje się tokenem lub certyfikatem wygenerowanym w Twoim KSeF, z uprawnieniem tylko do wystawiania faktur.
Co wraca do HubSpot
Po przyjęciu faktury KSeF nadaje jej numer. Integracja zapisuje go we własnych właściwościach deala (i faktury HubSpot, jeśli z niej korzystasz) razem z datą przyjęcia i linkiem do PDF. Obok zapisuje UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru faktury przez KSeF. Na tych właściwościach da się zbudować widok faktur, które utknęły, albo raport przychodu faktycznie zafakturowanego.
Korekty i duplikaty
Identyfikator deala (lub faktury HubSpot) jest kluczem idempotencji: ponowne zamknięcie tego samego deala nie wystawi drugiej faktury. Korekta powstaje na wyraźny sygnał (zmiana właściwości deala albo akcja w workflow) i wskazuje numer KSeF faktury pierwotnej. Obejmuje tylko zmienione pozycje i kwoty. Moment wystawienia faktury, zaliczki i proformy ustalamy z księgową przed startem, bo to decyzje podatkowe, a nie techniczne.
Gdy KSeF nie działa
Każda faktura przechodzi przez kolejkę z ponowieniami. Chwilowy błąd API oznacza kolejną próbę, a nie zgubioną fakturę. Przy ogłoszonej awarii integracja wystawia fakturę w trybie awaryjnym, oznacza ją kodami QR i dosyła do KSeF po zakończeniu awarii, w ustawowym terminie. Błąd danych, którego nie naprawi ponowienie, trafia jako zadanie do właściciela deala.
Integracje HubSpot z polskimi systemami →Integracje z KSeF dla sklepów i firm →