Integracja Pipedrive z GUS i KRS
Handlowiec wpisuje NIP, a organizacja w Pipedrive sama dostaje pełną nazwę, adres i dane z rejestrów. Bez szukania firmy w wyszukiwarce GUS, kopiowania adresu i poprawiania go przy pierwszej fakturze.
Co będzie działać samo
- handlowiec wpisuje NIP
- nowa organizacja
- zmiana NIP-u
- przycisk w panelu organizacji
- sprawdza poprawność NIP-u
- szuka firmy w GUS, KRS lub CEIDG
- wypełnia właściwe pola
- pilnuje, żeby nic nie zginęło
- nazwa i adres
- REGON i PKD
- zarząd i kapitał
- status VAT
Nowa organizacja z NIP-em
Integracja od razu pyta GUS, a dla spółek dociąga odpis z KRS. Nazwa, adres i dane rejestrowe zapisują się w organizacji, zanim handlowiec skończy dodawać osobę kontaktową.
Stara baza bez danych
Jednorazowe uzupełnienie wszystkich organizacji z NIP-em, w tempie, na jakie pozwalają GUS i dzienny limit Twojego konta Pipedrive. Organizacje bez NIP-u trafiają na listę do uzupełnienia.
Deal przed wygraniem
Przed przesunięciem deala do etapu wygranego integracja może sprawdzić, czy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT i czy nie jest w likwidacji. Wynik widać w polu organizacji.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Jak dziś zakładacie organizacje w Pipedrive, które pola są obowiązkowe i jakie dane z rejestrów są potrzebne sprzedaży i księgowości.
- 2Dostęp do GUS i pola w Pipedrive. Pomagam złożyć bezpłatny wniosek o dostęp do danych GUS. Zakładamy własne pola (NIP, REGON, KRS, PKD, status VAT) i ustalamy, co gdzie trafia.
- 3Test na części bazy. Uzupełniam kilkadziesiąt Twoich organizacji i razem sprawdzamy wynik, szczególnie spółki cywilne i firmy z oddziałami.
- 4Produkcja i opieka. Włączenie integracji na całym koncie, uzupełnienie istniejącej bazy, alert e-mail, gdy rejestr nie odpowiada, poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
Przy kilku nowych firmach w tygodniu wystarczy scenariusz w Make z płatną usługą pośrednią (np. nip24.pl, która ma tam gotowy moduł) lub podobny w Zapier albo wyszukiwarka GUS w przeglądarce. Integracja szyta na miarę ma sens, gdy
- zakładacie dużo organizacji i każda ręczna czynność kosztuje czas handlowców
- chcesz uzupełnić całą istniejącą bazę, a nie tylko nowe rekordy
- potrzebujesz danych z KRS (zarząd, reprezentacja) i Białej listy, a nie tylko nazwy i adresu
- nie chcesz płacić abonamentu za operacje w Make ani za usługę pośrednią
- dane mają iść dalej, do programu do faktur lub ERP
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
Czy za dane z GUS i KRS trzeba płacić?
Nie. Dane z GUS są bezpłatne, trzeba tylko złożyć wniosek mailem, pomogę go wysłać. KRS i Biała lista działają bez żadnego wniosku. Płacisz tylko za wdrożenie i ewentualne utrzymanie integracji.
Czy integracja zużywa dzienny limit mojego konta Pipedrive?
Częściowo. Informacja o nowej organizacji nie liczy się do limitu. Zapis danych do organizacji to jedna lub dwie operacje, więc przy normalnej pracy to znikoma część dziennego limitu. Przy uzupełnianiu dużej bazy rozkładam zapis w czasie.
Co z jednoosobowymi działalnościami, które nie mają KRS?
GUS zwraca dla nich nazwę, adres, REGON i PKD, tak samo jak dla spółek. Zamiast KRS integracja może zapytać CEIDG o status działalności, np. czy firma nie jest zawieszona.
Czy zmiana danych w rejestrze zaktualizuje Pipedrive?
Jeśli włączymy okresową weryfikację, tak. Integracja raz w tygodniu lub w miesiącu porównuje aktywne organizacje z rejestrami i zapisuje zmiany, a przy utracie statusu VAT może dodać aktywność dla właściciela organizacji.
Czy muszę mieć konkretny plan Pipedrive?
Wystarczy płatny plan Pipedrive. Od planu zależy dzienny limit operacji na koncie, więc przy bardzo dużej bazie sprawdzę go na rozmowie.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Jak NIP zamienia się w dane organizacji
NIP trzymamy w polu niestandardowym organizacji. Gdy powstaje nowa organizacja albo ktoś zmienia NIP, Pipedrive wysyła webhook (Webhooks v2, obiekt organization, akcje create i change). Integracja sprawdza sumę kontrolną NIP-u i pyta API REGON GUS (BIR1.1). Klucz do niego GUS wydaje bezpłatnie na wniosek wysłany e-mailem. GUS zwraca nazwę, adres siedziby, formę prawną, REGON, PKD, a dla spółek także numer KRS.
Numer KRS otwiera drugie źródło: otwarte API KRS Ministerstwa Sprawiedliwości (api-krs.ms.gov.pl), które nie wymaga klucza, ale szuka tylko po numerze KRS, nie po NIP-ie. Dlatego GUS jest zawsze pierwszy. Z odpisu aktualnego bierzemy skład zarządu, sposób reprezentacji i kapitał zakładowy. Status VAT i rachunki bankowe dociąga API Białej listy Ministerstwa Finansów.
Co widać w Pipedrive
Nazwa organizacji i adres trafiają do standardowych pól, więc działa mapa, wyszukiwarka i filtry po mieście. REGON, KRS, PKD, forma prawna i status VAT lądują w polach niestandardowych, po których da się filtrować i budować segmenty. W panelu organizacji może się pojawić przycisk „Odśwież z GUS” (rozszerzenie aplikacji Pipedrive), jeśli handlowcy chcą ręcznie pobrać dane jeszcze raz.
Zapętlenia, duplikaty i limity
Zapis danych przez API sam wywołuje webhook change. Integracja rozpoznaje własne zmiany i porównuje poprzednią wartość NIP-u, więc nie odpytuje GUS w kółko. Przed utworzeniem nowej organizacji można też sprawdzić, czy ten NIP już jest w bazie, i zamiast duplikatu podpowiedzieć istniejący rekord.
GUS ogranicza zapytania (w godzinach pracy 3 na sekundę i 6000 na godzinę), Biała lista do 100 wyszukiwań dziennie, a Pipedrive ma dzienny budżet API zależny od planu i liczby licencji. API i webhooki są dostępne w płatnych planach Pipedrive. Webhooki nie zużywają budżetu API, a zapis danych do organizacji to jedno lub dwa wywołania. Wszystko idzie więc przez kolejkę z ponowieniami, a masowe uzupełnianie starej bazy działa nocą.
Przypadki brzegowe
Spółki cywilne mają NIP spółki i osobne wpisy wspólników w CEIDG. Firmy z oddziałami mają w GUS jednostki lokalne z własnymi adresami. Podmioty wykreślone GUS nadal zwraca, ale z datą zakończenia działalności, co integracja oznacza w organizacji zamiast po cichu nadpisywać dane.