Integracja Pipedrive z Fakturownią
Handlowiec przesuwa deal do wygranych, a faktura sama powstaje w Fakturowni, idzie do KSeF i do klienta. Gdy klient zapłaci, Pipedrive o tym wie, więc nikt nie pyta księgowości, czy przelew już wpłynął.
Co będzie działać samo
- deal wygrany
- organizacja z NIP
- produkty w dealu
- przenosi produkty i stawki VAT
- nie wystawia faktury dwa razy
- pilnuje, żeby nic nie zginęło
- faktura lub proforma
- wysyłka do KSeF
- e-mail do klienta
- status płatności
Deal wygrany
Faktura powstaje w Fakturowni z danych organizacji i produktów dodanych do deala. Numer faktury, link do PDF i numer KSeF zapisują się w dealu, handlowiec widzi je bez logowania do Fakturowni.
Klient zapłacił
Gdy faktura w Fakturowni zmieni status na opłaconą lub częściowo opłaconą, deal w Pipedrive dostaje ten sam status. Można na tym oprzeć przypomnienia o płatności albo start realizacji.
Coś poszło nie tak
Brak NIP-u, deal bez produktów albo odrzucenie przez KSeF zatrzymuje fakturę, a właściciel deala dostaje w Pipedrive aktywność z opisem błędu. Nic nie ginie i nic nie wystawia się dwa razy.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Jak dziś wystawiasz faktury po wygranym dealu, kto jest nabywcą, czy potrzebne są proformy, zaliczki lub faktury cykliczne.
- 2Ustalenia i konto testowe. Ustalamy, które dane z deala, organizacji i produktów trafiają na fakturę. Pierwsze faktury powstają na testowym koncie Fakturowni, z testowym KSeF (tryb DEMO).
- 3Odbiór z księgową. Razem przechodzimy stawki VAT, rabaty, waluty, terminy płatności i przypadki brzegowe z Twoich dealów.
- 4Produkcja i opieka. Przełączenie na produkcyjne konto i KSeF, alert e-mail, gdy faktura utknie, poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
W Pipedrive Marketplace ani na liście integracji Fakturowni nie znalazłem gotowej aplikacji łączącej te dwa systemy. Są gotowe scenariusze na platformach automatyzacji (np. Integrafy na Make), ale Fakturownia nie ma oficjalnej integracji z Zapier ani Make. Przy kilku fakturach w miesiącu prościej wystawiać je ręcznie. Integracja szyta na miarę ma sens, gdy
- wystawiasz faktury regularnie i przepisywanie deali zajmuje godziny w miesiącu
- chcesz widzieć w Pipedrive, kto zapłacił, a kto zalega, bez pytania księgowości
- sprzedajesz z proformą, zaliczką lub w kilku walutach
- nie chcesz płacić abonamentu za operacje w Make ani utrzymywać scenariusza samodzielnie
- te same dane mają trafić też do Optimy lub innego programu księgowego
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
Kto wysyła fakturę do KSeF, integracja czy Fakturownia?
Fakturownia. Integracja tworzy fakturę w Fakturowni, a Fakturownia wysyła ją do KSeF sama albo wtedy, gdy integracja o to poprosi. Numer KSeF wraca do Pipedrive razem ze statusem wysyłki. Dostęp do KSeF ustawiasz w swoim koncie Fakturowni.
Skąd Pipedrive wie, że faktura została opłacona?
Fakturownia daje znać integracji o każdej zmianie faktury. Gdy status zmienia się na opłaconą lub częściowo opłaconą (ręcznie, z importu wyciągu bankowego albo z płatności online), integracja zapisuje go w dealu.
Czy faktura może powstać dwa razy dla tego samego deala?
Nie. Każda faktura dostaje numer deala jako numer zamówienia, a Fakturownia nie przyjmie drugiej faktury z tym samym numerem. Ponowne oznaczenie deala jako wygranego nie utworzy drugiej faktury.
Czy muszę mieć konkretny plan Pipedrive?
Nie. Produkty w dealach i łączenie z zewnętrznymi programami są dostępne w każdym płatnym planie Pipedrive. Od planu zależy dzienny limit operacji na koncie, ale przy fakturach to znikoma jego część.
Co, jeśli handlowcy nie dodają produktów do deali?
Wtedy faktura może powstać z wartości deala i jednej pozycji, np. nazwy usługi z pola deala. Lepiej jednak korzystać z katalogu produktów w Pipedrive, bo daje poprawne stawki VAT i ilości bez ręcznych poprawek.
Co z fakturami dla osób prywatnych?
Integracja oznacza nabywcę jako firmę lub osobę prywatną. W Fakturowni ustawiasz, czy do KSeF automatycznie idą tylko faktury dla firm z Polski, czy dla wszystkich firm. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Jak wygrany deal zamienia się w fakturę
Zmiana statusu deala na wygrany (status: won) przychodzi do integracji jako webhook (Webhooks v2, obiekt deal, akcja change). Integracja porównuje poprzedni i obecny status, żeby reagować tylko na faktyczne wygranie, a potem pobiera przez API Pipedrive deal, powiązaną organizację i produkty deala (GET /api/v2/deals/{id}/products) z ilością, ceną, rabatem i stawką podatku. Do API Fakturowni (POST /invoices.json) wysyła gotową fakturę: nabywcę z NIP-em, pozycje z ceną netto i stawką VAT, termin płatności i walutę deala. Jeśli firma jest już w Fakturowni, integracja podaje jej client_id, żeby nie mnożyć kontrahentów.
NIP trzymamy w polu niestandardowym organizacji. Zamiast faktury może powstać proforma, a faktura dopiero po zaksięgowaniu wpłaty. Przy dealach w walucie obcej kurs i przeliczenie liczy Fakturownia według ustawień konta.
KSeF zostaje w Fakturowni
Nie budujemy własnej wysyłki do KSeF. Fakturownia ma ją wbudowaną: faktura z oznaczeniem, że nabywca jest firmą, idzie do KSeF automatycznie albo na zlecenie z API (gov_save_and_send). Numer KSeF i status wysyłki przychodzą w webhooku i zapisują się w dealu. Na koncie z produkcyjnym KSeF Fakturownia wysyła klientowi e-mail z fakturą dopiero po nadaniu numeru KSeF (lub w trybie offline), więc klient nie dostaje dokumentu, którego nie ma w systemie.
Co wraca do Pipedrive
Fakturownia wysyła webhook invoice:update przy każdej zmianie faktury. Integracja czyta z niego status (wystawiona, wysłana, opłacona, częściowo opłacona) i numer KSeF, a w polach niestandardowych deala zapisuje numer faktury, link do PDF i datę płatności. Na tych polach da się zbudować filtr zaległości, aktywność z przypomnieniem dla handlowca albo raport przychodu faktycznie zapłaconego, a nie tylko wygranego.
Duplikaty, limity i błędy
Identyfikator deala trafia do pola numeru zamówienia (oid) z włączoną unikalnością, więc ponowne zamknięcie tego samego deala nie wystawi drugiej faktury. Zapis pól przez API sam wywołuje webhook change, więc integracja rozpoznaje własne zmiany i nie zapętla się. Webhooki Pipedrive nie zużywają dziennego budżetu API, a jedna faktura to kilka wywołań, więc limit konta nie jest problemem. Każde wywołanie przechodzi przez kolejkę z ponowieniami. Gdy Fakturownia odrzuci dane (np. brak NIP-u albo niepoprawna stawka VAT), faktura czeka, a w Pipedrive pojawia się aktywność z opisem błędu dla właściciela deala.