Інтеграція Shopify з KSeF
Клієнт платить у магазині, а фактура сама потрапляє в KSeF (державну систему електронних фактур), отримує там номер і повертається в замовлення. Без переписування і без експортів в Excel.
Що працюватиме саме
- клієнт платить
- повернення в магазині
- NIP із замовлення
- перевіряє NIP
- виставляє фактуру
- стежить, щоб нічого не зникло
- фактура в KSeF
- номер KSeF
- підтвердження прийняття
Замовлення оплачене
Фактура створюється з даних замовлення і йде в KSeF. Номер KSeF записується в замовлення в Shopify, тож ваша підтримка бачить його без входу в KSeF.
Повернення або знижка після фактури
Коригувальна фактура створюється сама і посилається на номер KSeF першої фактури. Часткове повернення коригує лише повернені позиції.
KSeF не відповідає
Фактура чекає і сама відправляється ще раз. Якщо клієнт має отримати фактуру одразу, вона створюється в режимі offline з QR-кодами. Клієнт отримує PDF з QR-кодом, нічого не зникає.
Як проходить впровадження
- 1Розмова, 30 хвилин. Як ви зараз виставляєте фактури, хто ваші покупці (фірми, споживачі, закордон) і що має змінитися.
- 2Тестове середовище KSeF. Перші фактури йдуть на тестове середовище Міністерства фінансів, а не до податкової. Ви спокійно їх перевіряєте.
- 3Приймання разом із бухгалтеркою. Разом з вашою бухгалтеркою (księgowa) проходимо ставки VAT, коригування, доставку, знижки і нестандартні випадки з вашого магазину.
- 4Запуск і підтримка. Перемикання на робочий KSeF, сповіщення e-mail, коли фактура застрягне, виправлення в ціні протягом 30 днів.
Готовий додаток чи інтеграція?
Додатки з Shopify App Store добре виставляють фактури в простому магазині. Інтеграція під ваш процес має сенс, коли
- у вас кілька магазинів або валют і одна фірма
- фактури мають потрапляти також в Optima, Subiekt або wFirma
- ви продаєте фірмам з NIP і з відстроченою оплатою
- додаток не підтримує ваших коригувань, наборів або подарункових карток
Не знаєте, чи вистачить готового додатка? Аудит KSeF від 900 zł нетто: я перевірю його і налаштую разом з вами (до 2 годин у ціні), а якщо знадобиться інтеграція, вартість аудиту відніму.
- кілька магазинів або валют в одній фірмі
- коригування при часткових поверненнях, набори і подарункові картки
- режим offline із сертифікатом KSeF і другим QR-кодом
Оцінка фіксованою сумою протягом 2 робочих днів, безкоштовно. Оплата: 50% на старті, 50% після приймання.
Для 5 перших фірм на 30% дешевше. Натомість ви погоджуєтеся, щоб я показав це впровадження як приклад на своєму сайті (без конфіденційних даних), і залишаєте відгук у Google.
Зайняти місце →Питання
Немає вашого питання? Напишіть його у формі, відповім конкретно.
З якого часу KSeF обов'язковий для моєї фірми?
Отримувати фактури через KSeF (державну систему електронних фактур) з 1 лютого 2026 зобов'язані всі фірми. Виставляти: фірми з продажами понад 200 млн zł брутто у 2024 році з 1 лютого 2026, решта з 1 квітня 2026. До кінця 2026 року поза KSeF можна виставляти фактури, якщо продажі, оформлені фактурами (без фактур для споживачів), не перевищують 10 тис. zł брутто на місяць. Виняток перестає діяти з фактури, яка перевищує цей поріг, і в наступних місяцях не повертається, а з 1 січня 2027 зникає зовсім. Штрафи за помилки за чинним законом діють з 1 січня 2027. Міністерство фінансів 16 вересня 2026 оголосило, що перенесе їх на кінець 2027 року, але для цього потрібна зміна закону, тож поки це лише анонс. Сам обов'язок працювати з KSeF не відкладено.
Чи фактури для приватних клієнтів теж ідуть у KSeF?
Не обов'язково. Фактури для фізичних осіб, які не ведуть бізнесу, звільнені від цього обов'язку, але їх можна надсилати добровільно. В інтеграції це вмикається одним перемикачем, а фактури для фірм з NIP (податковим номером) ідуть у KSeF завжди.
Що буде, коли KSeF не працює?
Фактура не зникне. При короткому збої інтеграція повторює відправку. Якщо клієнт має отримати фактуру одразу, вона створюється в режимі offline з двома QR-кодами і досилається в KSeF у строк, визначений законом: до наступного робочого дня в режимі offline24 і після оголошеної недоступності KSeF, до 7 робочих днів після оголошеної аварії. Інтеграція сама стежить за строком. Для режиму offline потрібен сертифікат KSeF типу offline, яким підписується другий QR-код. Ви генеруєте його у своєму KSeF, а я допомагаю це зробити.
У Shopify немає поля для NIP. Звідки інтеграція його візьме?
Це перше, про що ми домовляємося. У будь-якому плані Shopify можна додати поле для NIP у кошику, у Shopify Plus також у самому checkout, а в Shopify B2B NIP входить у дані фірми. Інтеграція читає його з місця, яке ми оберемо, перевіряє контрольну суму і Biała lista (державний реєстр платників VAT), а замовлення без NIP вважає продажем споживачу.
Я вже виставляю фактури у Fakturownia або inFakt. Що тоді?
Тоді часто простіше з'єднати Shopify з вашою програмою для фактур, а вона сама відправить фактуру в KSeF. На розмові перевіримо, який шлях дешевший в обслуговуванні.
Чи доступ до KSeF лишається у мене?
Так. Доступ ви створюєте самі у своєму KSeF і даєте інтеграції лише право виставляти фактури. Ви можете відкликати його будь-коли.
Для IT-відділу
Технічні деталі для людини, яка прийматиме впровадження.
Як замовлення з Shopify перетворюється на фактуру FA(3)
Shopify надсилає подію orders/paid у момент, коли оплату підтверджено. Інтеграція забирає повне замовлення через Admin API і будує з нього документ за схемою FA(3), тобто в структурі, якої з 2026 року вимагає KSeF. Позиції, ставки VAT, знижки й вартість доставки переходять у фактуру окремими рядками, так, як їх бачить бухгалтерка.
Дані покупця беруться з checkout. Shopify за замовчуванням не збирає NIP (польський податковий номер фірми), тож на старті ми визначаємо, звідки його брати: поле в кошику, розширення checkout у Shopify Plus або дані фірми із Shopify B2B. Якщо клієнт вказав NIP, інтеграція перевіряє його в реєстрі платників VAT (Biała lista) і доповнює назву й адресу фірми з реєстру. Завдяки цьому у фактуру не потрапляє одруківка з форми. До KSeF інтеграція входить токеном або сертифікатом, створеним у вашому KSeF, з правом лише виставляти фактури.
Що повертається в Shopify
Після прийняття фактури KSeF надає їй номер. Інтеграція записує його в метаполе замовлення разом із посиланням на PDF, тож підтримка клієнтів одразу бачить його в панелі Shopify. Разом з номером зберігається UPO, тобто офіційне підтвердження, що KSeF прийняв фактуру. Клієнт отримує e-mail з фактурою в PDF і QR-кодом, за яким може перевірити фактуру в KSeF.
Коригування, повернення і нестандартні випадки
Повернення в Shopify (refunds/create) запускає коригувальну фактуру, яка вказує номер KSeF першої фактури. Часткове повернення коригує лише повернені позиції і частину доставки, якщо ви її повертаєте. Окремо налаштовуємо замовлення в іноземній валюті (середній курс NBP з останнього робочого дня перед відповідною датою), подарункові картки й замовлення, створені вручну в панелі.
Коли KSeF не працює
Кожна фактура проходить через чергу з повторними спробами. Короткий збій API означає ще одну спробу, а не втрачену фактуру. Коли фактуру треба видати без KSeF, інтеграція виставляє її в режимі offline. Режими offline24, недоступності й аварії технічно йдуть одним шляхом, лише з різним строком досилання. Фактура отримує два QR-коди, другий з яких підписаний сертифікатом KSeF, а інтеграція сама стежить за строком і досилає її.