Faktury kosztowe z KSeF do Google Sheets
Od lutego 2026 faktury od dostawców trafiają do KSeF, a nie do skrzynki mailowej. Ktoś musi je stamtąd pobierać, przepisywać do arkusza, pytać, kto zatwierdza, i sprawdzać numer konta przed przelewem. Po integracji każda nowa faktura sama pojawia się w Twoim arkuszu Google z PDF-em na Dysku.
Co będzie działać samo
- faktury kosztowe
- korekty od dostawców
- dane sprzedawcy
- pobiera nowe faktury
- nie dubluje wierszy
- sprawdza rachunek w Białej liście
- pilnuje, żeby nic nie zginęło
- wiersz na fakturę
- PDF i XML na Dysku
- status do zapłaty
- powiadomienie e-mail
Nowa faktura od dostawcy
Faktura wystawiona na Twój NIP pojawia się w arkuszu jako nowy wiersz: dostawca, numer, numer KSeF, daty, kwoty netto, VAT i brutto, termin płatności i rachunek. Obok jest link do PDF-a i pliku XML na Dysku Google.
Przed przelewem
Rachunek z faktury jest sprawdzany w Białej liście VAT. Jeśli go tam nie ma, wiersz dostaje ostrzeżenie, zanim ktoś zleci przelew powyżej 15 000 zł.
Korekta od dostawcy
Faktura korygująca trafia do arkusza jako osobny wiersz powiązany z fakturą pierwotną, więc widać, ile naprawdę jesteś winien.
Jak wygląda wdrożenie
- 1Rozmowa, 30 minut. Ile faktur kosztowych miesięcznie przychodzi, kto je zatwierdza, jakie kolumny są potrzebne księgowości i czy jest kilka firm (NIP-ów).
- 2Dostęp tylko do odczytu. Generujesz w swoim KSeF token z uprawnieniem tylko do przeglądania faktur, a w Google udostępniasz integracji jeden arkusz i jeden folder. Nic więcej.
- 3Test na fakturach z ostatniego miesiąca. Integracja pobiera faktury z wybranego okresu do kopii arkusza. Sprawdzasz kolumny, nazwy plików i ostrzeżenia, zanim ruszy na stałe.
- 4Produkcja i opieka. Włączenie stałego pobierania, alert e-mail, gdy KSeF nie odpowiada dłużej niż zwykle, poprawki w cenie przez 30 dni.
Gotowa aplikacja czy integracja?
Faktury kosztowe możesz przeglądać i pobierać w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów, a wiele programów do faktur i księgowości (np. Fakturownia, wFirma, Comarch ERP Optima) samo ściąga je z KSeF. Jeśli księgowa pracuje w takim programie i to wystarcza, nie potrzebujesz niczego więcej. Integracja szyta na miarę ma sens, gdy
- Twój zespół pracuje w Google Sheets i tam zatwierdza koszty, a nie w programie księgowym
- chcesz przypisywać faktury do projektów, klientów lub miejsc powstawania kosztów
- masz kilka firm (NIP-ów) i jedno miejsce na wszystkie koszty
- rachunek dostawcy ma być sprawdzony w Białej liście, zanim ktoś zleci przelew
- nowa faktura ma od razu trafić do właściwej osoby mailem
Nie wiesz, czy gotowa aplikacja Ci wystarczy? Audyt KSeF od 900 zł netto: sprawdzę ją i skonfiguruję z Tobą (do 2 godzin w cenie), a jeśli potrzebna będzie integracja, koszt audytu odliczę.
- kilka firm (NIP-ów) w jednym arkuszu
- zatwierdzanie i przypisywanie kosztów do projektów
- przekazanie danych dalej, do programu księgowego lub ERP
Wycena stałą kwotą w ciągu 2 dni roboczych, bezpłatnie. Płatność: 50% na start, 50% po odbiorze.
Dla 5 pierwszych firm 30% taniej. W zamian zgadzasz się, żebym pokazał to wdrożenie jako przykład na swojej stronie (bez poufnych danych), i wystawiasz opinię w Google.
Zajmij miejsce →Pytania
Brakuje Twojego? Napisz je w formularzu, odpowiem konkretnie.
Czy muszę odbierać faktury przez KSeF?
Tak. Od 1 lutego 2026 wszystkie firmy odbierają faktury ustrukturyzowane przez KSeF, także te, które same jeszcze nie muszą w nim wystawiać. Dostawca nie ma obowiązku wysyłać Ci dodatkowo PDF-a mailem, więc faktura może być tylko w KSeF.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla mojej firmy?
Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich firm od 1 lutego 2026. Wystawianie: firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 roku od 1 lutego 2026, pozostałe od 1 kwietnia 2026. Do końca 2026 roku poza KSeF mogą zostać faktury, jeśli sprzedaż udokumentowana fakturami (bez faktur dla konsumentów) nie przekracza 10 tys. zł brutto w miesiącu. Wyjątek przestaje działać od faktury, która ten próg przekracza, i nie wraca w kolejnych miesiącach, a od 1 stycznia 2027 znika całkiem. Kary za błędy według obecnej ustawy obowiązują od 1 stycznia 2027. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 ich przesunięcie do końca 2027 roku, ale wymaga to zmiany ustawy, więc na razie to zapowiedź. Sam obowiązek korzystania z KSeF nie jest odroczony.
Czy integracja może coś wystawić albo zmienić w moim KSeF?
Nie. Token, który generujesz, ma tylko uprawnienie do przeglądania faktur. Integracja nie może niczego wystawić, poprawić ani usunąć, a dostęp odbierasz w każdej chwili w swoim KSeF.
Jak szybko nowa faktura pojawi się w arkuszu?
Zwykle w ciągu kilkunastu minut. Ministerstwo zaleca, żeby nie pytać KSeF o nowe faktury częściej niż co 15 minut, więc integracja trzyma się tego rytmu. Dla kosztów to w zupełności wystarcza.
Po co sprawdzać rachunek w Białej liście?
Jeśli zapłacisz fakturę powyżej 15 000 zł brutto na rachunek spoza wykazu podatników VAT, możesz stracić prawo do zaliczenia jej w koszty i odpowiadać solidarnie za VAT dostawcy. Skutków można uniknąć, składając zawiadomienie ZAW-NR do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu, ale łatwiej sprawdzić rachunek wcześniej. Ostrzeżenie w arkuszu pojawia się przed przelewem, a nie po nim. Szczegóły swojej sytuacji potwierdź z księgową.
Co, jeśli zamiast Google Sheets używamy Excela albo programu księgowego?
Ten sam mechanizm może zapisywać faktury do Excela w OneDrive lub SharePoint albo przekazywać je dalej, do programu księgowego. Zakres ustalamy na rozmowie.
Dla działu IT
Szczegóły techniczne dla osoby, która będzie odbierać wdrożenie.
Skąd integracja bierze faktury
Integracja łączy się z API KSeF 2.0 tokenem KSeF z uprawnieniem tylko do przeglądania faktur, wygenerowanym w Twoim KSeF. Nowe faktury znajduje zapytaniem o metadane faktur, w których jesteś nabywcą, od ostatniego sprawdzenia. Treść pobiera przez eksport paczek, a nie pojedynczo, bo tak zaleca dokumentacja Ministerstwa Finansów: API do pobierania służy do synchronizacji z lokalną bazą, a odpytywanie częściej niż co 15 minut albo pobieranie faktur jedna po drugiej jest wymieniane jako zachowanie, za które KSeF blokuje dostęp.
Z pliku XML w strukturze FA(3) integracja czyta dane sprzedawcy, numer faktury, numer KSeF, daty, pozycje, kwoty i termin płatności. Numer KSeF jest kluczem, więc ponowne pobranie tej samej faktury nie tworzy drugiego wiersza.
Co trafia do Google
Każda faktura to jeden wiersz w arkuszu Google (Google Sheets API) z kolumnami ustalonymi z księgowością. PDF, czyli wizualizacja faktury, i oryginalny plik XML trafiają do wskazanego folderu na Dysku Google (Google Drive API) z nazwą zawierającą dostawcę, numer i datę. Integracja działa na koncie usługi Google, któremu udostępniasz tylko ten jeden arkusz i ten jeden folder.
Kolumny dla zespołu, np. „zatwierdzone przez”, „projekt” czy „zapłacono”, zostają pod Twoją kontrolą. Integracja ich nie nadpisuje, dopisuje tylko nowe wiersze i swoje kolumny.
Biała lista i powiadomienia
Rachunek bankowy z faktury jest sprawdzany w wykazie podatników VAT (Biała lista, wl-api.mf.gov.pl) razem ze statusem VAT dostawcy. Wynik zapisuje się w wierszu, a przy rachunku spoza wykazu wiersz dostaje ostrzeżenie. Nową fakturę integracja może też wysłać mailem do osoby, która zatwierdza koszty, np. według NIP-u dostawcy.
Kilka firm i przypadki brzegowe
Przy kilku firmach każda ma swój token, a faktury trafiają do osobnych zakładek albo jednego arkusza z kolumną NIP nabywcy. Faktury korygujące są łączone z fakturą pierwotną po numerze KSeF. Faktury w walucie obcej mają kwoty w walucie i w złotych, jeśli sprzedawca podał przeliczenie. Każde pobranie jest zapisane w logu, a przerwa w odpowiedziach KSeF nie gubi faktur, bo kolejne sprawdzenie zaczyna od ostatniego udanego.