Instrukcja
Instalacja zajmuje kilka minut. Poniżej każdy krok, każde uprawnienie, o które prosi aplikacja, i to, co dzieje się z danymi po odinstalowaniu.
1. Instalacja z Pipedrive Marketplace
Otwórz kartę aplikacji „połączone: Dane z GUS i Biała lista VAT” w Pipedrive Marketplace i kliknij instalację. Pipedrive pokaże ekran zgody z listą uprawnień. Po zatwierdzeniu wracasz na stronę konfiguracji aplikacji.
Karta aplikacji jest teraz w weryfikacji w Pipedrive Marketplace. Do czasu publikacji instalację udostępniamy na prośbę: napisz na kontakt@polaczone.pl, a prześlemy link instalacyjny.
Aplikacja jest przeznaczona dla firm w Polsce i działa na każdym planie Pipedrive.
2. Uprawnienia i po co są potrzebne
Aplikacja prosi tylko o to, czego używa. Czyta i zapisuje wyłącznie organizacje. Osób kontaktowych nie czyta i nie zmienia, choć uprawnienie „Kontakty” w Pipedrive technicznie je obejmuje. Nie prosi o uprawnienia administracyjne do konta ani o dostęp do produktów i wiadomości e-mail.
| Uprawnienie | Do czego |
|---|---|
| Podstawowe (base) | Odczyt identyfikatora Twojej firmy w Pipedrive i tego, kto instaluje aplikację. Po tym identyfikatorze aplikacja rozpoznaje konto. |
| Kontakty: pełny dostęp | Odczyt NIP-u organizacji i zapis danych z rejestrów do jej pól, tylko tych, które zatwierdzisz albo które są puste. To uprawnienie Pipedrive obejmuje technicznie także osoby, ale aplikacja ich nie czyta i nie zmienia. |
| Pola kontaktów: pełny dostęp | Jednorazowe założenie siedmiu pól organizacji opisanych niżej. Aplikacja nie zmienia ani nie usuwa Twoich pól. |
| Aktywności: pełny dostęp | Dodawanie aktywności „Ostrzeżenie” przy zmianie w rejestrach i zakończonej aktywności z wynikiem sprawdzenia rachunku, gdy klikniesz „Zapisz potwierdzenie w dealu”. Aplikacja nie czyta ani nie zmienia innych aktywności. |
| Deale: odczyt | Znalezienie otwartych dealów organizacji, żeby ostrzeżenie trafiło także do nich, oraz odczyt organizacji dealu w panelu „Kontrahent i rachunek”. |
| Webhooki: pełny dostęp | Informacja o nowej, zmienionej i usuniętej organizacji: do automatycznego uzupełniania i listy firm pod monitoringiem. Pipedrive usuwa te webhooki sam przy odinstalowaniu. |
3. Pola organizacji
Po instalacji aplikacja zakłada w organizacjach siedem pól tekstowych. Jeśli pole o tej nazwie już istnieje, używa istniejącego zamiast tworzyć duplikat. Strona konfiguracji pokazuje, które pola powstały, a które już były.
| Pole | Co zawiera |
|---|---|
| NIP | tu wpisujesz NIP; automatyczne uzupełnianie nigdy go nie zmienia, a panel nadpisze go tylko wtedy, gdy sam zaznaczysz inny NIP |
| REGON | z rejestru REGON (GUS) lub Białej listy |
| KRS | numer w KRS, jeśli firma jest w rejestrze |
| Forma prawna | z REGON lub KRS |
| PKD główne | przeważająca działalność z REGON |
| Status VAT | czynny, zwolniony albo niezarejestrowany z Białej listy |
| Źródło danych | rejestry i godzina pobrania |
Potrzebny jest administrator. Pola w Pipedrive może zakładać administrator konta. Jeśli instaluje ktoś bez tych uprawnień, strona konfiguracji poprosi o dokończenie przez administratora. Do tego czasu panel może pokazywać dane, ale nie zapisze ich w polach.
Jeśli masz już pole o tej samej nazwie, ale innego typu (np. lista wyboru), aplikacja go nie ruszy i poprosi o zmianę nazwy.
4. Panel „Dane z rejestrów”
Na karcie każdej organizacji pojawia się panel „Dane z rejestrów”.
- Wpisz NIP (z kreskami, spacjami albo prefiksem PL) i kliknij „Pobierz dane” lub naciśnij Enter.
- Zobaczysz podgląd: obecną wartość każdego pola i to, co przyszło z rejestrów. Zaznaczone są tylko pola puste. Pole już wypełnione nadpiszesz tylko, jeśli zaznaczysz je sam.
- Kliknij „Zapisz”. Pipedrive nie odświeża karty sam, więc po zapisie odśwież stronę, żeby zobaczyć nowe wartości.
Panel pokazuje też status VAT, liczbę rachunków na Białej liście i uwagi, np. o zawieszonej działalności. Jeśli któryś rejestr nie odpowiada albo Biała lista wyczerpała dzienny limit zapytań, panel zapisze to, co przyszło z pozostałych rejestrów, i powie, czego brakuje. Na jedno konto Pipedrive przypada do 150 pobrań dziennie.
5. Automatyczne uzupełnianie
Domyślnie wyłączone. Włączysz je przełącznikiem w panelu albo na stronie konfiguracji. Gdy jest włączone, nowa organizacja z NIP-em i organizacja, w której ktoś zmienił NIP, dostają dane z rejestrów same, ale tylko w pustych polach: REGON, KRS, Forma prawna, PKD główne i Status VAT. Nazwy organizacji i NIP-u automat nie zmienia.
6. Ostrzeżenia monitoringu
Przez 30 dni po instalacji monitoring działa za darmo, potem w planie płatnym (zobacz cennik). Pod monitoringiem są organizacje z poprawnym NIP-em, do limitu planu. Status widać w panelu.
Co noc aplikacja porównuje firmy z rejestrami. Każda firma jest sprawdzana w Białej liście i REGON co najmniej raz na 7 dni, a w KRS także po zmianie jej wpisu. Gdy coś się zmieni, w Pipedrive pojawia się aktywność z terminem na dziś, np. „Ostrzeżenie: zmiana statusu VAT: Czynny → Zwolniony”, na organizacji i na jej otwartych dealach. W notatce aktywności jest NIP, wartość przed i po, data i link do oficjalnej wyszukiwarki rejestru.
Aplikacja zgłasza: zmianę statusu VAT, rachunek, który zniknął z Białej listy albo nowy rachunek, otwartą likwidację i ogłoszoną upadłość w KRS, zawieszenie i zakończenie działalności w REGON. Postępowań restrukturyzacyjnych z Krajowego Rejestru Zadłużonych ta wersja nie sprawdza.
7. Panel na dealu: „Kontrahent i rachunek”
Na karcie dealu panel pokazuje organizację dealu, jej NIP, status VAT z Białej listy, stan monitoringu i trzy ostatnie zmiany wykryte przez monitoring. Jeśli deal nie ma organizacji albo organizacja nie ma NIP-u, uzupełnij je najpierw (NIP w panelu „Dane z rejestrów”).
Przed płatnością wpisz w polu „Numer rachunku z faktury” 26 cyfr (spacje i prefiks PL są dozwolone) i kliknij „Sprawdź”. Aplikacja zapyta Białą listę VAT, czy rachunek jest przypisany do NIP-u kontrahenta, i pokaże wynik TAK albo NIE z numerem zapytania Ministerstwa Finansów. Przycisk „Zapisz potwierdzenie w dealu” doda do dealu zakończoną aktywność z NIP-em, numerem rachunku, datą i godziną oraz numerem zapytania.
Sprawdzanie rachunku działa w okresie próbnym i w planach płatnych, do 50 sprawdzeń dziennie na konto. W planie Free panel pokazuje status VAT kontrahenta. Numeru rachunku aplikacja u siebie nie zapisuje: trafia do Pipedrive tylko, gdy zapiszesz potwierdzenie.
8. Odinstalowanie
Aplikację odinstalujesz w ustawieniach Pipedrive, na liście zainstalowanych aplikacji. Pipedrive powiadamia wtedy aplikację, a ta usuwa dane Twojej firmy: tokeny dostępu, mapowanie pól, listę firm pod monitoringiem i historię zmian. Zostaje tylko identyfikator firmy w Pipedrive i data końca okresu próbnego, żeby po ponownej instalacji okres próbny nie zaczynał się od nowa. Pipedrive sam usuwa webhooki aplikacji.
Pola i wartości zapisane w Twoich organizacjach zostają w Pipedrive, bo to Twoje dane. Jeśli ich nie potrzebujesz, usuń pola w ustawieniach pól organizacji.
Pomoc
Coś nie działa albo jest niejasne? Napisz na kontakt@polaczone.pl, najlepiej z NIP-em organizacji i zrzutem ekranu panelu.